Hvad er de forskellige typer af Front Office-procedurer?

Når folk taler om front office, henviser de til alle funktionerne i en organisation, der inkluderer direkte kontakt med kunder. For eksempel beskriver frontkontoret på et hotel portner- og receptionmedarbejdere, der foretager reservationer og accepterer betalinger. Front office kan lettere forstås sammenlignet med back office-opgaver, der inkluderer regnskab, menneskelige ressourcer og andre funktioner, der kan bidrage til kvaliteten af ​​kundeservicen, men som kunderne sjældent ser. Nogle af de mest almindelige front office-procedurer er kommunikation, dokumentation og økonomiske eller salgstransaktioner.

Kommunikation er en af ​​de mest essentielle front office-procedurer, der findes i næsten ethvert front office-scenarie. Når receptionister på lægekontorer taler med patienter på telefon eller hilser patienter, når de for eksempel kommer ind på et kontor, udfører de kommunikationsopgaver. I detailhandelen opstår kommunikationsopgaver, når salgsrepræsentanter hjælper kunderne med at finde de varer, de handler med.

Dokumentation er en af ​​de vigtigste procedurer i front office. Kort sagt, dette er processen med at registrere, hvad der sker i et front office. Receptionsmedarbejdere på et hotel er for eksempel ansvarlige for at holde styr på, hvem der reserverer, hvem der tjekker ind, og hvem der tjekker ud. De opbevarer normalt disse oplysninger i databaser, så de kan vide, hvor mange værelser der er åbne, og hvornår de kan planlægge personalet til de fleste kunder.

Front office-procedurer, der inkluderer salg og finansielle transaktioner, dokumenteres og overføres normalt digitalt til back office-afdelinger, såsom økonomi og regnskab. I detailhandelen bruger mange frontkontoransatte kasseapparater, der beregner daglige totaler. Fagfolk, der arbejder på lægekontorer, er muligvis nødt til at tegne forsikringsoplysninger. I nogle tilfælde kan de muligvis også være bekendt med medicinsk kodning.

Som i de fleste aspekter af virksomheden er ledelse en vigtig proces. Ledere fører normalt tilsyn med alle front office-procedurer og sikrer, at arbejdstagerne udfører deres opgaver korrekt. De kan også uddanne front office-ansatte og ændre front office-procedurer for at imødekomme nye udfordringer.

Mange ledere mener, at front office-procedurer bør udvikles kontinuerligt. I stedet for at afhænge af modeller eller strategier, fordi de er kendte, vælger mange ledere i stedet at analysere hver nye udfordring og vedtage løsninger. Hvis en hotelleder for eksempel finder ud af, at et reservationssystem er for langsomt, og at desk-medarbejdere ikke kan hjælpe klienter hurtigt nok, kan han eller hun muligvis kigge efter nye systemer, der er omkostningseffektive. En manager kan også observere adfærd hos receptionen og gennemføre periodiske træningssessioner for at forbedre kommunikationen med klienter.