Quali sono i diversi tipi di procedure del front office?
Quando le persone parlano del front office, si riferiscono a tutte le funzioni all'interno di un'organizzazione che includono il contatto diretto con i clienti. Ad esempio, il front office in un hotel descrive il portiere e i lavoratori della scrivania che effettuano prenotazioni e accettano pagamenti. Il front office potrebbe essere più facilmente compreso rispetto alle attività di back office, che includono contabilità, risorse umane e altre funzioni che possono contribuire alla qualità del servizio clienti, ma che i clienti raramente vedono. Alcune delle procedure di front office più comuni sono le transazioni di comunicazione, documentazione e finanziarie o di vendita.
La comunicazione è una delle procedure di front office più essenziali trovate in quasi tutti gli scenari del front office. Quando gli addetti alla reception negli uffici medici parlano ai pazienti al telefono o salutano i pazienti mentre entrano in un ufficio, ad esempio, stanno svolgendo compiti di comunicazione. Nella vendita al dettaglio, le attività di comunicazione si verificano quando i rappresentanti di vendita aiutano il CUSTOmers per trovare gli articoli per i quali stanno acquistando.
La documentazione è un'altra delle più importanti procedure di front office. In breve, questo è il processo di registrazione di ciò che accade in un front office. Gli operai della reception in un hotel, ad esempio, sono responsabili di tenere traccia di chi effettua prenotazioni, chi fa il check -in e chi controlla. Di solito archiviano queste informazioni in database in modo che possano sapere quante stanze sono aperte e quando possono pianificare il personale per la maggior parte dei clienti.
Le procedure del front office che includono transazioni di vendita e finanziarie sono generalmente documentate e trasmesse digitalmente nei dipartimenti di back office, come la finanza e la contabilità. Nella vendita al dettaglio, molti impiegati del front office usano registri in contanti che calcolano i totali giornalieri. I professionisti che lavorano negli uffici medici potrebbero dover prendere informazioni assicurative. In alcuni casi potrebbero anche avere familiarità con i codi medicing.
Come nella maggior parte degli aspetti del business, la gestione è un processo importante. I manager normalmente supervisionano tutte le procedure del front office e assicurano che i lavoratori svolgano correttamente i loro compiti. Potrebbero anche formare gli impiegati del front office e cambiare le procedure del front office per affrontare nuove sfide.
Molti manager ritengono che le procedure del front office debbano essere continuamente sviluppate. Invece di dipendere da modelli o strategie perché sono familiari, molti manager scelgono invece di analizzare ogni nuova sfida e adottare soluzioni. Ad esempio, se un gestore di hotel rileva che un sistema di prenotazione è troppo lento e che i lavoratori della scrivania non possono aiutare abbastanza rapidamente i clienti, potrebbe cercare nuovi sistemi che siano convenienti. Un manager potrebbe anche osservare il comportamento dei dipendenti della reception e condurre sessioni di formazione periodiche per migliorare le comunicazioni con i clienti.