Hva er de forskjellige typene prosedyrer på kontoret?

Når folk snakker om frontkontoret, viser de til alle funksjonene i en organisasjon som inkluderer direkte kontakt med kunder. For eksempel beskriver frontkontoret på et hotell concierge- og resepsjonistene som tar forbehold og aksepterer betaling. Frontkontoret kan kanskje lettere forstås sammenlignet med back office-oppgaver, som inkluderer regnskap, menneskelige ressurser og andre funksjoner som kan bidra til kvaliteten på kundeservicen, men som kundene sjelden ser. Noen av de vanligste prosedyrene i front office er kommunikasjon, dokumentasjon og økonomiske eller salgstransaksjoner.

Kommunikasjon er en av de viktigste prosedyrene i front office som finnes i nesten alle front office-scenarier. Når resepsjonister på legekontorer snakker med pasienter på telefon eller hilser til pasienter når de for eksempel kommer inn på et kontor, utfører de kommunikasjonsoppgaver. I detaljhandel oppstår kommunikasjonsoppgaver når salgsrepresentanter hjelper kunder med å finne varene de handler for.

Dokumentasjon er en av de viktigste prosedyrene i front office. Kort sagt, dette er prosessen med å registrere hva som skjer i et front office. Resepsjonister på et hotell, for eksempel, er ansvarlige for å holde rede på hvem som reserverer, hvem som sjekker inn og hvem som sjekker ut. De lagrer vanligvis denne informasjonen i databaser slik at de kan vite hvor mange rom som er åpne, og når de kan planlegge bemanning for flest kunder.

Front office prosedyrer som inkluderer salg og finansielle transaksjoner er vanligvis dokumentert og formidlet digitalt til back office avdelinger, for eksempel økonomi og regnskap. I detaljhandelen bruker mange frontkontoransatte kasseapparater som beregner daglige totaler. Fagpersoner som jobber på legekontorer kan være nødt til å ta forsikringsinformasjon. I noen tilfeller kan det hende de også må være kjent med medisinsk koding.

Som i de fleste aspekter av virksomheten, er ledelse en viktig prosess. Ledere overvåker normalt alle prosedyrer på front office og sørger for at arbeidstakerne utfører oppgavene sine riktig. De kan også trene frontkontoransatte og endre prosedyrer i frontkontoret for å møte nye utfordringer.

Mange ledere mener at prosedyrene i front office bør utvikles kontinuerlig. I stedet for å avhenge av modeller eller strategier fordi de er kjent, velger mange ledere i stedet å analysere hver nye utfordring og ta i bruk løsninger. For eksempel, hvis en hotellsjef finner ut at et reservasjonssystem er for tregt og at resepsjonister ikke kan bistå kunder raskt nok, kan han eller hun se etter nye systemer som er kostnadseffektive. En leder kan også observere ansattes oppførsel i resepsjonen og gjennomføre periodiske treningsøkter for å forbedre kommunikasjonen med klienter.