¿Cuáles son los pasos para la conciliación de pagos?
Un negocio que se ocupa de las ventas al público en general, especialmente aquellos que están únicamente en línea, puede beneficiarse de la conciliación de pagos. Los pasos para la conciliación de pagos pueden variar según el tipo de negocio y los tipos de pagos o saldos adeudados. Una empresa que busca pagos de los consumidores puede emplear tácticas que son ligeramente diferentes a los pagos comerciales a negocios. Dichos pasos pueden incluir los datos de facturas coincidentes con los ingresos para encontrar discrepancias, contactar a aquellos que deben el pago o incluso conciliar errores con instituciones financieras.
Muchas compañías concilian manualmente todos los pagos que provienen de clientes u otras fuentes. Esto a veces puede dar lugar a los pagos o datos que se faltan, pero todavía son preferidos por aquellos que no desean invertir en software de reconciliación. Los pasos de conciliación de pagos electrónicos están diseñados para que el sistema pueda reunir automáticamente y comparar todos los informes relevantes y enviar los resultados a la unidad de gestión adecuada.
Una vez que se recopilan los datos, los siguientes pasos de conciliación de pago involucran el software de la computadora o el personal clasificación y asignación de todos los datos. Esto se puede hacer por producto o línea de negocios o cualquier otro criterio determinado por los propietarios de negocios para que los datos relevantes se mantengan juntos. Luego, cada pieza o colección de datos se puede asignar al empleado relevante que se ocupa de esos datos. Los siguientes pasos generalmente incluyen la transferencia, ya sea con el software o manualmente, todos estos datos en una hoja de cálculo u otro sistema similar, por lo que es fácil revisar todos los depósitos y devoluciones de carga.
El procesamiento de la tarjeta de crédito también puede ser un paso en el proceso de conciliación de pagos de algunas empresas. Esto incluye transacciones y los nombres, números de teléfono y direcciones de los clientes. Es importante para la mayoría de las empresas tener un software o alojamiento de terceros que pueda lidiar con esto para procesar adecuadamente PayMeNTS y capturar información de la tarjeta de crédito. El sistema puede decidir para la compañía si debe estar descartando los pagos no recibidos o volver a presentarlos.
.Los últimos pasos necesitarán alguna interacción humana para evaluar la información que ha producido el programa de conciliación de pagos. La mayoría de las veces, el personal generalmente no se requiere para investigar nada y solo debe actuar sobre la información que se ha proporcionado. Estas acciones pueden incluir contactar a los pagos o presentar datos para revisiones trimestrales. Si los pagos no pueden conciliarse, se consideran sobresalientes y, en la mayoría de las empresas, se vuelven de alta prioridad y pueden afectar seriamente las relaciones comerciales y de los clientes. Es importante que las empresas concilien todos los pagos posibles, pero la mayoría tiene un margen para las deudas impagas integradas en sus presupuestos.