Hva er trinnene for betalingsavstemming?
En virksomhet som omhandler salg til allmennheten, spesielt de som kun er online, kan ha fordel av betalingsavstemming. Trinnene for avstemming av betaling kan variere avhengig av type virksomhet og hvilke typer utbetalinger eller mellomværende. Et selskap som søker betalinger fra forbrukere, kan bruke taktikker som er litt annerledes enn betalinger fra virksomhet til virksomhet. Slike trinn kan omfatte samsvar av fakturadata med inntekt for å finne avvik, kontakte dem som skylder betaling eller til og med avstemme feil med finansinstitusjoner.
Mange selskaper avstemmer manuelt alle betalinger som kommer fra kunder eller andre kilder. Dette kan noen ganger føre til at betalinger eller data mangler, men foretrekkes fremdeles av de som ikke ønsker å investere i avstemmingsprogramvare. Elektroniske avstemmingstrinn for betaling er designet slik at systemet automatisk kan samle og sammenligne alle relevante rapporter og sende resultatene til riktig administrasjonsenhet.
Når dataene er samlet inn, involverer de neste betalingsavstemmingstrinnene dataprogramvaren eller personalet sorterer og tilordner alle dataene. Dette kan gjøres av produkt- eller virksomhetslinje eller andre kriterier som er bestemt av bedriftseiere, slik at relevante data holdes sammen. Deretter kan hvert stykke eller samling av data tilordnes den aktuelle ansatte som behandler disse dataene. De neste trinnene inkluderer vanligvis overføring, enten med programvaren eller manuelt, av alle disse dataene til et regneark eller et annet slikt system, så det er enkelt å gjennomgå alle innskuddene og lade ryggen.
Kredittkortbehandling kan også være et skritt i noen virksomheters prosess med betalingsavstemming. Dette inkluderer transaksjoner og navn, telefonnummer og adresser til klientene. Det er viktig for de fleste selskaper å ha en programvare eller tredjeparts hosting som kan håndtere dette for å kunne behandle betalinger på riktig måte og fange opp kredittkortinformasjon. Systemet kan deretter bestemme for selskapet om det skal avskrive ikke-mottatte betalinger eller presentere dem på nytt.
De siste trinnene vil trenge litt menneskelig samhandling rent for å vurdere informasjonen som betalingsavstemmingsprogrammet har gitt. Oftest er personalet vanligvis ikke pålagt å undersøke noe, og må bare handle etter informasjonen som er gitt. Disse handlingene kan omfatte å kontakte mottakere eller arkivere data for kvartalsvise gjennomgang. Hvis utbetalinger ikke er i stand til å avstemmes, blir de ansett som utestående, og i de fleste selskaper blir de høyt prioritert og kan alvorlig påvirke forretnings- og kundeforhold. Det er viktig for selskaper å avstemme alle mulige utbetalinger, men de fleste har en margin for ubetalte gjeld bygget inn i budsjettene.