Quelles sont les étapes pour le rapprochement des paiements?
Un commerce qui effectue des ventes au grand public, en particulier celles qui sont uniquement en ligne, peut tirer parti du rapprochement des paiements. Les étapes du rapprochement des paiements peuvent varier en fonction du type d’entreprise et des types de paiements ou de soldes dus. Une entreprise qui cherche à obtenir des paiements de consommateurs peut utiliser des tactiques légèrement différentes de celles des paiements interentreprises. Ces étapes peuvent inclure la mise en correspondance des données de facturation avec le revenu afin de détecter les écarts, de contacter ceux qui doivent payer ou même de rapprocher des erreurs avec des institutions financières.
De nombreuses entreprises réconcilient manuellement tous les paiements provenant de clients ou d'autres sources. Cela peut parfois entraîner la disparition de paiements ou de données, mais reste préférable pour ceux qui ne souhaitent pas investir dans un logiciel de rapprochement. Les étapes de rapprochement des paiements électroniques sont conçues pour que le système puisse automatiquement rassembler et comparer tous les rapports pertinents et envoyer les résultats à l'unité de gestion appropriée.
Une fois les données collectées, les prochaines étapes de rapprochement des paiements impliquent que le logiciel ou le personnel trie et affecte toutes les données. Cela peut être fait par produit ou secteur d'activité ou par tout autre critère déterminé par les propriétaires de l'entreprise afin que les données pertinentes soient conservées ensemble. Ensuite, chaque élément ou collection de données peut être attribué à l’employé concerné qui s’occupe de ces données. Les prochaines étapes comprennent généralement le transfert manuel ou manuel de toutes ces données sur une feuille de calcul ou un autre système de ce type, de sorte qu'il est facile de passer en revue tous les dépôts et les remboursements.
Le traitement par carte de crédit peut également constituer une étape dans le processus de rapprochement des paiements de certaines entreprises. Cela inclut les transactions et les noms, numéros de téléphone et adresses des clients. Il est important pour la plupart des entreprises d’avoir un logiciel ou un hébergement tiers capable de le gérer afin de traiter correctement les paiements et de saisir les informations de carte de crédit. Le système peut ensuite décider pour l’entreprise si elle doit radier ou non les paiements non reçus.
Les dernières étapes nécessiteront une interaction humaine uniquement pour évaluer les informations fournies par le programme de rapprochement des paiements. Le plus souvent, le personnel n’est généralement pas tenu de rechercher quoi que ce soit et doit seulement agir en fonction des informations fournies. Ces actions peuvent inclure le contact avec les bénéficiaires ou le classement des données pour des revues trimestrielles. Si les paiements ne peuvent pas être rapprochés, ils sont considérés comme étant en suspens et, dans la plupart des entreprises, ils deviennent une priorité et peuvent sérieusement affecter les relations commerciales et les relations avec la clientèle. Il est important que les entreprises réconcilient tous les paiements possibles, mais la plupart ont une marge pour les dettes impayées intégrée à leur budget.