Jakie są kroki do uzgodnienia płatności?
Firma, która zajmuje się sprzedażą dla ogółu społeczeństwa, szczególnie ta, która działa wyłącznie online, może skorzystać z uzgodnienia płatności. Kroki uzgadniania płatności mogą się różnić w zależności od rodzaju firmy oraz rodzajów należnych płatności lub sald. Firma poszukująca płatności od konsumentów może zastosować taktykę nieco odmienną od płatności biznesowych. Takie kroki mogą obejmować dopasowanie danych faktury do dochodu w celu znalezienia rozbieżności, skontaktowanie się z tymi, którzy są winni płatności lub nawet pogodzenie błędów z instytucjami finansowymi.
Wiele firm ręcznie uzgadnia wszystkie płatności pochodzące od klientów lub innych źródeł. Może to czasami powodować utratę płatności lub danych, ale nadal jest preferowane przez tych, którzy nie chcą inwestować w oprogramowanie do uzgadniania. Etapy uzgadniania płatności elektronicznych są zaprojektowane tak, aby system mógł automatycznie gromadzić i porównywać wszystkie odpowiednie raporty i wysyłać wyniki do właściwej jednostki zarządzającej.
Po zebraniu danych kolejne kroki uzgadniania płatności obejmują oprogramowanie komputerowe lub personel sortujący i przypisujący wszystkie dane. Można tego dokonać według produktu lub linii biznesowej lub dowolnych innych kryteriów określonych przez właścicieli firm, aby odpowiednie dane były przechowywane razem. Następnie każdy element lub zbiór danych można przypisać do odpowiedniego pracownika, który zajmuje się tymi danymi. Kolejne kroki zazwyczaj obejmują przeniesienie, za pomocą oprogramowania lub ręcznie, wszystkich tych danych do arkusza kalkulacyjnego lub innego takiego systemu, dzięki czemu można łatwo przejrzeć wszystkie depozyty i obciążenia zwrotne.
Przetwarzanie kart kredytowych może również stanowić krok w procesie uzgadniania płatności przez niektóre firmy. Obejmuje to transakcje oraz nazwiska, numery telefonów i adresy klientów. Dla większości firm ważne jest posiadanie oprogramowania lub hostingu stron trzecich, które mogą sobie z tym poradzić w celu prawidłowego przetwarzania płatności i przechwytywania informacji o karcie kredytowej. System może następnie zdecydować dla firmy, czy odpisać nieotrzymane płatności, czy też przedstawić je ponownie.
Ostatnie kilka kroków będzie wymagać interakcji człowieka wyłącznie w celu oceny informacji, które wygenerował program uzgadniania płatności. Najczęściej personel zazwyczaj nie musi niczego badać i musi działać wyłącznie na podstawie dostarczonych informacji. Działania te mogą obejmować kontaktowanie się z odbiorcami lub przesyłanie danych do kwartalnych przeglądów. Jeśli płatności nie da się pogodzić, uznaje się je za zaległe, aw większości firm stają się priorytetem i mogą poważnie wpłynąć na relacje biznesowe i relacje z klientami. Ważne jest, aby firmy uzgadniały wszystkie możliwe płatności, ale większość z nich ma w swoich budżetach margines na niespłacone długi.