Jaké jsou kroky pro vyrovnání plateb?
Podnik, který se zabývá prodejem pro širokou veřejnost, zejména obchodem, který je výhradně online, může mít prospěch z odsouhlasení plateb. Kroky pro odsouhlasení plateb se mohou lišit v závislosti na druhu podnikání a typu splatných plateb nebo zůstatků. Společnost usilující o platby od spotřebitelů může použít taktiku, která se mírně liší od plateb pro podniky. Tyto kroky mohou zahrnovat porovnávání údajů na faktuře s příjmy za účelem nalezení nesrovnalostí, kontaktování těch, kdo dluží platbu, nebo dokonce sladění chyb s finančními institucemi.
Mnoho společností ručně vyrovnává všechny platby, které přicházejí od klientů nebo jiných zdrojů. To může někdy vést k tomu, že platby nebo data zmizí, ale stále je upřednostňována těmi, kteří nechtějí investovat do softwaru pro sladění. Kroky pro sladění elektronických plateb jsou navrženy tak, aby systém mohl automaticky shromažďovat a porovnávat všechny příslušné zprávy a odesílat výsledky příslušné řídící jednotce.
Jakmile jsou data shromážděna, další kroky vyrovnávání plateb zahrnují počítačový software nebo personál třídění a přiřazování všech dat. Toho lze dosáhnout produktovou nebo obchodní linkou nebo jakýmkoli jiným kritériem určeným majiteli firmy, takže relevantní údaje jsou uchovávány společně. Poté lze každý kus nebo soubor dat přiřadit příslušnému zaměstnanci, který s těmito údaji nakládá. Další kroky obecně zahrnují přenos, ať už pomocí softwaru nebo ručně, všech těchto dat do tabulky nebo jiného takového systému, takže je snadné zkontrolovat všechny vklady a zpětné platby.
Zpracování kreditní karty může být také krokem v procesu vyrovnávání plateb některých podniků. To zahrnuje transakce a jména, telefonní čísla a adresy klientů. Pro většinu společností je důležité mít k dispozici software nebo hosting třetích stran, který s tím může jednat, aby mohl řádně zpracovávat platby a zaznamenávat informace o kreditní kartě. Systém pak může pro společnost rozhodnout, zda má odepsat nepřijaté platby nebo je znovu předložit.
Posledních několik kroků bude vyžadovat určitou interakci člověka, aby bylo možné posoudit informace, které program usmíření plateb přinesl. Zaměstnanci většinou nejsou povinni nic zkoumat a musí jednat pouze na základě poskytnutých informací. Tyto akce mohou zahrnovat kontaktování příjemců nebo podání údajů pro čtvrtletní kontroly. Pokud platby nelze sladit, jsou považovány za vynikající a ve většině společností se stávají vysokou prioritou a mohou vážně ovlivnit obchodní a zákaznické vztahy. Pro společnosti je důležité sladit všechny možné platby, ale většina z nich má ve svých rozpočtech zabudovanou částku nezaplacených dluhů.