Hvad er trinnene til betalingsafstemning?
En virksomhed, der beskæftiger sig med salg til offentligheden, især dem, der udelukkende er online, kan have fordel af betalingsafstemning. Trinene til afstemning af betaling kan variere afhængigt af forretningstypen og de betalinger, der skal betales. Et firma, der søger betalinger fra forbrugere, kan anvende taktikker, der er lidt anderledes end betalinger fra forretning til virksomhed. Sådanne trin kan omfatte tilpasning af fakturadata til indkomst for at finde uoverensstemmelser, kontakte dem, der skylder betaling eller endda afstemme fejl med finansielle institutioner.
Mange virksomheder afstemmer manuelt alle betalinger, der kommer fra klienter eller andre kilder. Dette kan undertiden resultere i, at betalinger eller data mangler, men foretrækkes stadig af dem, der ikke ønsker at investere i forsoningssoftware. Elektroniske betalingsafstemningstrin er designet, så systemet automatisk kan samle og sammenligne alle de relevante rapporter og sende resultaterne til den rigtige administrationsenhed.
Når dataene er samlet, involverer de næste betalingsafstemningstrin computersoftware eller personale sortering og tildeling af alle data. Dette kan gøres ved hjælp af et produkt- eller forretningsområde eller andre kriterier, der er fastlagt af virksomhedsejere, så relevante data holdes sammen. Derefter kan hvert stykke eller samling af data tildeles den relevante medarbejder, der beskæftiger sig med disse data. De næste trin inkluderer generelt overførsel, enten med softwaren eller manuelt, alle disse data til et regneark eller et andet sådant system, så det er let at gennemgå alle indskud og opkrævning.
Behandling af kreditkort kan også være et trin i nogle virksomheds processer med betalingsafstemning. Dette inkluderer transaktioner og navnene, telefonnumre og adresser på klienterne. Det er vigtigt for de fleste virksomheder at have en software eller hosting fra tredjepart, der kan håndtere dette for korrekt at behandle betalinger og fange kreditkortoplysninger. Systemet kan derefter beslutte for virksomheden, om det skal afskrive de ikke-modtagne betalinger eller præsentere dem igen.
De sidste par trin har brug for en vis menneskelig interaktion rent for at vurdere de oplysninger, som betalingsforsoningsprogrammet har produceret. Oftest er personalet normalt ikke forpligtet til at undersøge noget og skal kun handle efter de informationer, der er leveret. Disse handlinger kan omfatte at kontakte modtagere eller arkivere data til kvartalsvise gennemgang. Hvis betalinger ikke er i stand til at blive afstemt, betragtes de som fremragende, og i de fleste virksomheder får de høj prioritet og kan alvorligt påvirke forretnings- og kundeforhold. Det er vigtigt for virksomheder at afstemme alle mulige betalinger, men de fleste har en margen for ubetalte gæld indbygget i deres budgetter.