Wat zijn de stappen voor betalingsafstemming?
Een bedrijf dat zich bezighoudt met verkopen aan het grote publiek, met name die welke uitsluitend online zijn, kan profiteren van betalingsafstemming. De stappen voor betalingsafstemming kunnen variëren, afhankelijk van het type bedrijf en de soorten betalingen of verschuldigde saldi. Een bedrijf dat op zoek is naar betalingen van consumenten, kan tactieken hanteren die enigszins verschillen van betalingen tussen bedrijven. Dergelijke stappen kunnen bestaan uit het afstemmen van factuurgegevens op inkomsten om discrepanties te vinden, contact opnemen met degenen die betaling verschuldigd zijn of zelfs het in overeenstemming brengen van fouten met financiële instellingen.
Veel bedrijven brengen alle betalingen die afkomstig zijn van klanten of andere bronnen handmatig met elkaar in overeenstemming. Dit kan soms tot gevolg hebben dat betalingen of gegevens verloren gaan, maar wordt nog steeds geprefereerd door diegenen die niet willen investeren in afstemmingssoftware. Elektronische betalingsafstemmingsstappen zijn zo ontworpen dat het systeem alle relevante rapporten automatisch kan verzamelen en vergelijken en de resultaten naar de juiste beheerseenheid kan sturen.
Nadat de gegevens zijn verzameld, omvatten de volgende betalingsafstemmingsstappen de computersoftware of het personeel die alle gegevens sorteren en toewijzen. Dit kan worden gedaan per product of bedrijfslijn of andere criteria die door de bedrijfseigenaren worden bepaald, zodat relevante gegevens bij elkaar worden gehouden. Vervolgens kan elk stuk of elke verzameling gegevens worden toegewezen aan de relevante medewerker die met die gegevens omgaat. De volgende stappen omvatten over het algemeen het overbrengen, hetzij met de software of handmatig, van al deze gegevens naar een spreadsheet of ander dergelijk systeem, zodat het gemakkelijk is om alle deposito's te bekijken en terug te betalen.
Creditcardverwerking kan ook een stap zijn in het betalingsproces van sommige bedrijven. Dit omvat transacties en de namen, telefoonnummers en adressen van de klanten. Het is voor de meeste bedrijven belangrijk om software of hosting van derden te hebben die hiermee om kunnen gaan om betalingen correct te verwerken en creditcardgegevens vast te leggen. Het systeem kan vervolgens voor het bedrijf beslissen of het de niet-ontvangen betalingen moet afschrijven of opnieuw moet presenteren.
Voor de laatste paar stappen is puur menselijke interactie nodig om de informatie te beoordelen die het betalingsafstemmingsprogramma heeft opgeleverd. Meestal is het personeel over het algemeen niet verplicht om iets te onderzoeken en moet het alleen handelen op de verstrekte informatie. Deze acties kunnen bestaan uit het contact opnemen met de begunstigde of het indienen van gegevens voor driemaandelijkse beoordelingen. Als betalingen niet kunnen worden afgestemd, worden ze als uitstekend beschouwd en krijgen ze in de meeste bedrijven hoge prioriteit en kunnen ze de zakelijke en klantrelaties ernstig beïnvloeden. Het is belangrijk voor bedrijven om alle mogelijke betalingen te combineren, maar de meeste hebben een marge voor onbetaalde schulden die in hun budgetten zijn ingebouwd.