Vilka är stegen för betalningsavstämning?

Ett företag som handlar om försäljning till allmänheten, särskilt de som enbart är online, kan dra nytta av betalningsavstämning. Stegen för betalningsavstämning kan variera beroende på typ av verksamhet och typ av betalningar eller förfallna saldon. Ett företag som söker betalningar från konsumenterna kan anställa taktik som är något annorlunda än affärsbetalningar. Sådana steg kan inkludera matchande fakturadata till inkomst för att hitta avvikelser, kontakta dem som är skyldiga betalningar eller till och med förena fel med finansinstitut.

Många företag förenar alla betalningar manuellt som kommer från klienter eller andra källor. Detta kan ibland resultera i att betalningar eller data försvinner, men föredras fortfarande av dem som inte vill investera i försoningsprogramvara. Elektroniska betalningsavstämningssteg är utformade så att systemet automatiskt kan samlas och jämföra alla relevanta rapporter och skicka resultaten till rätt hanteringsenhet.

När uppgifterna har samlats in involverar nästa betalningsavstämningssteg datorprogramvaran eller personal sorterar och tilldelar all information. Detta kan göras med produkt- eller affärslinje eller andra kriterier som fastställts av företagets ägare så att relevanta uppgifter hålls tillsammans. Sedan kan varje bit eller insamling av data tilldelas den relevanta anställda som hanterar den informationen. Nästa steg inkluderar i allmänhet överföring, antingen med programvaran eller manuellt, alla dessa data till ett kalkylblad eller annat sådant system så det är enkelt att granska alla insättningar och laddningsbackar.

Kreditkortsbehandling kan också vara ett steg i vissa företags process för betalning. Detta inkluderar transaktioner och namn, telefonnummer och adresser på klienterna. Det är viktigt för de flesta företag att ha en mjukvara eller tredjeparts värd som kan hantera detta för att korrekt bearbeta PaymeNTS och fånga kreditkortsinformation. Systemet kan sedan besluta för företaget om det ska skriva av de icke-mottagna betalningarna eller presentera dem igen.

De sista stegen kommer att behöva en viss mänsklig interaktion enbart för att bedöma den information som betalningsavstämningsprogrammet har producerat. Oftast är personalen i allmänhet inte skyldig att undersöka någonting och måste endast agera på den information som har tillhandahållits. Dessa åtgärder kan inkludera att kontakta betalningsmottagare eller arkivering av data för kvartalsvis granskningar. Om betalningar inte kan förenas anses de vara enastående och i de flesta företag blir de hög prioritet och kan allvarligt påverka affärs- och kundrelationer. Det är viktigt för företag att förena alla möjliga betalningar, men de flesta har en marginal för obetalda skulder inbyggda i sina budgetar.