Vad är stegen för betalningsavstämning?

Ett företag som handlar med försäljning till allmänheten, särskilt de som enbart är online, kan dra nytta av betalningsavstämning. Stegen för avstämning av betalningar kan variera beroende på typ av verksamhet och vilka betalningar eller betalningar som är förfallna. Ett företag som söker betalningar från konsumenter kan använda taktik som är något annorlunda än betalningar från företag till företag. Sådana steg kan inkludera anpassning av fakturadata till inkomst för att hitta avvikelser, kontakta dem som är skyldiga att betala eller till och med förena fel med finansinstitut.

Många företag förenar manuellt alla betalningar som kommer från kunder eller andra källor. Det kan ibland leda till att betalningar eller data saknas, men föredras fortfarande av dem som inte vill investera i avstämningsprogramvara. Steg för elektronisk betalningsavstämning är utformade så att systemet automatiskt kan samla in och jämföra alla relevanta rapporter och skicka resultaten till rätt hanteringsenhet.

När uppgifterna har samlats in involverar nästa betalningsavstämningssteg datorprogramvaran eller personalen sortering och tilldelning av all data. Detta kan göras med hjälp av produkt- eller affärsområde eller andra kriterier som fastställts av företagets ägare så att relevant information hålls samman. Sedan kan varje bit eller insamling av data tilldelas den berörda medarbetaren som hanterar dessa uppgifter. De nästa stegen inkluderar vanligtvis överföring, antingen med mjukvaran eller manuellt, all denna information till ett kalkylblad eller annat sådant system så att det är lätt att granska alla insättningar och debiteringar.

Kreditkortsbehandling kan också vara ett steg i vissa företags process för avstämning av betalningar. Detta inkluderar transaktioner och kundernas namn, telefonnummer och adresser. Det är viktigt för de flesta företag att ha en mjukvara eller värd från tredje part som kan hantera detta för att korrekt bearbeta betalningar och fånga kreditkortsinformation. Systemet kan sedan besluta för företaget om det ska avskriva de icke mottagna betalningarna eller presentera dem på nytt.

De sista stegen kommer att behöva en viss mänsklig interaktion bara för att bedöma den information som betalningsförlikningsprogrammet har producerat. Oftast krävs inte att personal undersöker någonting utan måste bara agera på den information som har lämnats. Dessa åtgärder kan inkludera att kontakta betalningsmottagare eller arkivera data för kvartalsgranskningar. Om betalningar inte kan avstemas anses de vara utestående och i de flesta företag blir de högt prioriterade och kan allvarligt påverka affärs- och kundrelationer. Det är viktigt för företag att förena alla möjliga betalningar, men de flesta har en marginal för obetalda skulder inbyggda i sina budgetar.