¿Cuáles son los pasos en la planificación del proyecto?
La planificación del proyecto proporciona a la compañía diferentes pasos a seguir al iniciar una operación a gran escala. Aunque no todas las empresas pasan por un proceso de planificación de proyectos, los pasos son comunes para muchos tipos de proyectos. Los primeros pasos a menudo incluyen la creación de un plan de recursos y la realización de una evaluación de riesgos, seguido de la comunicación del plan a los departamentos necesarios, la confirmación de los proveedores y la adquisición de los elementos necesarios. Las empresas pueden alternar cada paso para satisfacer sus necesidades. Una vez que se completa la fase de planificación del proyecto, la empresa inicia la implementación y gestión del proyecto.
Un plan de recursos en la planificación de proyectos ayuda a los propietarios y gerentes a descubrir qué elementos son necesarios para completar los proyectos. Los recursos comunes incluyen materiales directos, mano de obra y gastos generales. Este paso requiere que el equipo de gestión de una empresa evalúe lo que tiene disponible y lo que necesitará para comenzar y completar el proyecto. El análisis de costos también es parte de este plan. La identificación de múltiples fuentes para los activos necesarios inicia el proceso del proyecto.
La evaluación de riesgos ayuda a una empresa a determinar la recompensa potencial contra las posibles desventajas de un proyecto. Los riesgos pueden ser financieros, operativos, ambientales u otro tipo. Las empresas observan cada factor y determinan la fortaleza de cada uno; También deciden la jerarquía de cada factor de riesgo. Una vez que revisan todos los riesgos en la fase de planificación del proyecto, los propietarios y gerentes deciden si las recompensas, los retornos financieros, serán mayores que los costos de todos los factores de riesgo combinados. No todos los factores de riesgo afectan a cada proyecto de la misma manera o en absoluto.
Una vez que las empresas seleccionan un proyecto y determinan que conlleva un riesgo aceptable, comunican el plan a los departamentos necesarios. Esto lleva a más personas a la fase de planificación del proyecto. Las empresas utilizan estos trabajadores y empleados adicionales para determinar el mejor método de implementación. Este paso también inicia el proceso de contactar proveedores y buscar obtener los recursos necesarios para completar el proyecto. Pueden ser necesarias modificaciones o ajustes a los planes para acomodar las operaciones actuales de la compañía.
La confirmación de los proveedores está hacia el final de la fase de planificación del proyecto. Después de que una empresa tiene una idea de la calidad y la cantidad de recursos necesarios, confirman qué proveedores pueden satisfacer las necesidades de la empresa. Los proyectos a gran escala pueden requerir el uso de contratos exclusivos para mantener niveles constantes de recursos. Aquí también es posible negociar descuentos de precios basados en el volumen u otros factores.
La fase final de planificación del proyecto es adquirir los elementos necesarios para el proyecto. La realización de pedidos, la recepción de productos y la inspección de calidad son parte de este proceso. Las adquisiciones a menudo continúan a perpetuidad para el proyecto. Esto requiere un proceso repetible para la adquisición. Una empresa puede usar su sistema actual o establecer una subsidiaria según sea necesario para ordenar y recibir bienes.