Hva er trinnene i prosjektplanlegging?
Prosjektplanlegging gir et selskap forskjellige trinn å følge når de starter en storstilt operasjon. Selv om ikke alle selskaper gjennomgår en prosjekteringsprosess, er trinnene vanlige for mange prosjekttyper. De første trinnene inkluderer ofte å lage en ressursplan og gjennomføre en risikovurdering, etterfulgt av å formidle planen til nødvendige avdelinger, bekrefte leverandører og anskaffe de nødvendige varene. Bedrifter kan veksle hvert trinn for å imøtekomme deres behov. Når prosjektplanleggingsfasen er fullført, setter selskapet i gang prosjektgjennomføring og styring.
En ressursplan i prosjektplanlegging hjelper eiere og ledere å oppdage hvilke elementer som er nødvendige for å fullføre prosjekter. Vanlige ressurser inkluderer direkte materialer, arbeidskraft og overhead. Dette trinnet krever at selskapets ledergruppe vurderer hva de har for hånden og hva de trenger for å starte og fullføre prosjektet. Kostnadsanalyse er også en del av denne planen. Å identifisere flere kilder for nødvendige eiendeler starter prosjektprosessen.
Risikovurdering hjelper et selskap med å bestemme den potensielle belønningen mot mulige ulemper ved et prosjekt. Risikoer kan være økonomiske, operasjonelle, miljømessige eller en annen type. Bedrifter ser på hver faktor og bestemmer styrken til hver enkelt; de bestemmer også hierarkiet for hver risikofaktor. Når de har gjennomgått alle risikoer i prosjektplanleggingsfasen, bestemmer eiere og ledere om gevinsten - økonomisk avkastning - vil være større enn kostnadene for alle risikofaktorer samlet. Ikke alle risikofaktorer påvirker hvert prosjekt på samme måte eller i det hele tatt.
Når selskaper velger et prosjekt og fastslår at det bærer akseptabel risiko, kommuniserer de planen til de nødvendige avdelingene. Dette bringer flere individer inn i prosjektplanleggingsfasen. Bedrifter bruker disse ekstra arbeidstakere og ansatte for å bestemme den beste implementeringsmetoden. Dette trinnet starter også prosessen med å kontakte leverandører og se etter å skaffe de nødvendige ressursene for å fullføre prosjektet. Endringer eller justeringer kan være nødvendig for planene for å imøtekomme selskapets nåværende virksomhet.
Bekreftelse av leverandører er mot slutten av prosjektplanleggingsfasen. Etter at et selskap har en ide om kvaliteten og mengden ressurser som trengs, bekrefter de hvilke leverandører som kan imøtekomme selskapets behov. Store prosjekter kan kreve bruk av eksklusive kontrakter for å opprettholde jevne ressursnivåer. Det kan også være mulig å forhandle om prisrabatter basert på volum eller andre faktorer.
Den endelige prosjektplanleggingsfasen er å anskaffe elementene som trengs for prosjektet. Å legge inn bestillinger, motta varer og inspisere dem for kvalitet er en del av denne prosessen. Anskaffelser fortsetter ofte i evighet for prosjektet. Dette krever en repeterbar prosess for anskaffelser. Et selskap kan bruke sitt nåværende system eller sette opp et datterselskap etter behov for å bestille og motta varer.