Hvad er trinnene i projektplanlægning?
Projektplanlægning giver et firma forskellige trin, der skal følges, når de igangsætter en storstilt operation. Selvom ikke alle virksomheder gennemgår en projektplanlægningsproces, er trinene almindelige for mange projekttyper. De første trin inkluderer ofte at oprette en ressourceplan og gennemføre en risikovurdering, efterfulgt af at kommunikere planen til de nødvendige afdelinger, bekræfte leverandører og indkøbe de nødvendige ting. Virksomheder kan skifte hvert trin for at imødekomme deres behov. Når projektplanlægningsfasen er afsluttet, initierer virksomheden projektimplementering og styring.
En ressourceplan i projektplanlægning hjælper ejere og ledere med at finde ud af, hvilke poster der er nødvendige for at gennemføre projekter. Fælles ressourcer inkluderer direkte materialer, arbejde og omkostninger. Dette trin kræver, at en virksomheds ledelsesteam vurderer, hvad de har til rådighed, og hvad de har brug for for at starte og afslutte projektet. Omkostningsanalyse er også en del af denne plan. Identificering af flere kilder til nødvendige aktiver starter projektprocessen.
Risikovurdering hjælper en virksomhed med at bestemme den potentielle belønning mod de mulige ulemper ved et projekt. Risici kan være økonomiske, operationelle, miljømæssige eller en anden type. Virksomheder ser på hver faktor og bestemmer styrken for hver enkelt; de bestemmer også hierarkiet for hver risikofaktor. Når de først gennemgår alle risici i projektplanlægningsfasen, beslutter ejere og ledere, om fordelene - det økonomiske afkast - vil være større end omkostningerne ved alle risikofaktorer tilsammen. Ikke alle risikofaktorer påvirker hvert projekt på samme måde eller overhovedet.
Når virksomheder vælger et projekt og bestemmer, at det bærer acceptabel risiko, kommunikerer de planen til de nødvendige afdelinger. Dette bringer flere ind i projektplanlægningsfasen. Virksomheder bruger disse ekstra arbejdere og medarbejdere til at bestemme den bedste implementeringsmetode. Dette trin starter også processen med at kontakte leverandører og søge at få de nødvendige ressourcer til at afslutte projektet. Ændringer eller tilpasninger kan være nødvendige for planerne for at imødekomme virksomhedens nuværende drift.
Bekræftelse af leverandører er mod slutningen af projektplanlægningsfasen. Når en virksomhed har en idé om kvaliteten og mængden af de nødvendige ressourcer, bekræfter de, hvilke leverandører der kan imødekomme virksomhedens behov. Større projekter kan kræve anvendelse af eksklusive kontrakter for at opretholde et stabilt ressourceniveau. Her kan det også være muligt at forhandle prisrabatter baseret på volumen eller andre faktorer.
Den sidste projektplanlægningsfase er at anskaffe de nødvendige ting til projektet. Afgivelse af ordrer, modtagelse af varer og inspektion af dem for kvalitet er en del af denne proces. Indkøb fortsætter ofte i evighed for projektet. Dette kræver en gentagelig proces til indkøb. En virksomhed kan bruge sit nuværende system eller oprette et datterselskab efter behov for at bestille og modtage varer.