Vad är stegen i projektplanering?
Projektplanering ger ett företag olika steg att följa när man inleder en storskalig verksamhet. Även om inte alla företag går igenom en projektplaneringsprocess, är stegen vanliga för många projekttyper. De första stegen inkluderar ofta att skapa en resursplan och genomföra en riskbedömning, följt av att kommunicera planen till nödvändiga avdelningar, bekräfta leverantörer och anskaffa nödvändiga artiklar. Företag kan växla varje steg för att tillgodose deras behov. När projektplaneringsfasen är klar initierar företaget projektimplementering och -hantering.
En resursplan i projektplanering hjälper ägare och chefer att upptäcka vilka objekt som är nödvändiga för att slutföra projekt. Gemensamma resurser inkluderar direkt material, arbetskraft och omkostnader. Detta steg kräver att företagets ledningsgrupp bedömer vad de har till hands och vad de kommer att behöva för att starta och slutföra projektet. Kostnadsanalys är också en del av denna plan. Att identifiera flera källor för nödvändiga tillgångar startar projektprocessen.
Riskbedömning hjälper ett företag att bestämma den potentiella belöningen mot möjliga nackdelar i ett projekt. Riskerna kan vara ekonomiska, operativa, miljömässiga eller av någon annan typ. Företag tittar på varje faktor och bestämmer styrkan hos var och en; de bestämmer också hierarkin för varje riskfaktor. När de granskar alla risker i projektplaneringsfasen bestämmer ägare och chefer om belöningen - ekonomisk avkastning - kommer att vara större än kostnaderna för alla riskfaktorer tillsammans. Inte alla riskfaktorer påverkar varje projekt på samma sätt eller alls.
När företag väljer ett projekt och fastställer att det bär acceptabel risk, meddelar de planen till de nödvändiga avdelningarna. Detta leder till fler individer i projektplaneringsfasen. Företag använder dessa ytterligare arbetare och anställda för att bestämma den bästa implementeringsmetoden. Detta steg startar också processen med att kontakta leverantörer och leta efter nödvändiga resurser för att slutföra projektet. Ändringar eller justeringar kan vara nödvändiga för planer för att tillgodose företagets nuvarande verksamhet.
Att bekräfta leverantörer är mot slutet av projektplaneringsfasen. När ett företag har en uppfattning om kvaliteten och mängden resurser som behövs bekräftar de vilka leverantörer som kan tillgodose företagets behov. Stora projekt kan kräva användning av exklusiva kontrakt för att upprätthålla stabila resursnivåer. Här kan det också vara möjligt att förhandla om prisrabatter baserade på volym eller andra faktorer.
Den sista projektplaneringsfasen är att anskaffa de objekt som behövs för projektet. Att beställa, ta emot varor och kontrollera dem för kvalitet är en del av denna process. Upphandling fortsätter ofta i evighet för projektet. Detta kräver en upprepbar process för upphandling. Ett företag kan använda sitt nuvarande system eller inrätta ett dotterbolag efter behov för att beställa och ta emot varor.