¿Qué hace un facilitador de reuniones?
Un facilitador de la reunión puede cumplir varios roles, según el tipo de reunión. Por ejemplo, podría ser responsable de registrar las actas y asegurarse de que los discursos, discusiones o presentaciones se mantengan en los tiempos asignados. Algunas reuniones pueden ser sobre temas controvertidos o emocionales, por lo que el facilitador podría actuar más como moderador de la reunión en este caso. Otra responsabilidad típica de un facilitador de reuniones es mantener el diálogo relevante haciendo una pausa o cambiando de dirección cuando la conversación se desvía. En general, ayuda y guía el proceso sin intentar influir en el resultado.
Las organizaciones planean reuniones por una variedad de razones. Son procedimientos estándar para muchos tipos de negocios, mientras que otros pueden tener reuniones con menos frecuencia. Los tipos de reuniones pueden variar desde reuniones semanales de personal hasta retiros corporativos que duran varios días. Las reuniones pueden tener lugar en la oficina, en un lugar fuera del sitio e incluso en línea. Un facilitador de la reunión puede ser un empleado, como un miembro del personal administrativo, o puede ser un consultor externo contratado específicamente para organizar y realizar reuniones.
Antes de la reunión, un facilitador de la reunión generalmente se preparará identificando e investigando cualquier asunto pertinente. Podría crear la agenda y comunicarse con los asistentes a la reunión, informándoles sobre los detalles y brindando información anticipada, como temas de discusión. A menudo, los facilitadores se encargan de los detalles logísticos, como establecer el lugar de la reunión con necesidades tales como muebles, suministros y refrescos.
Frecuentemente llamado moderador, el facilitador de la reunión puede tener una lista de cuestiones o preguntas de discusión. Generalmente comienza el diálogo y puede mantener el tiempo, cambiando el tema para avanzar en la discusión cuando sea necesario. A menudo, no tiene interés en el resultado, pero actúa como un agente imparcial de la organización. Podría participar alentando la discusión y ayudando a ciertas personas a contribuir. Además de tomar notas personales, también podría usar una pizarra grande u otras ayudas visuales para complementar la discusión y ampliar las ideas.
Un facilitador de la reunión a menudo actúa también como el registrador de la reunión. Puede o no participar en el diálogo, pero su función principal es registrar las actas. Esto generalmente se hace escribiéndolos o escribiéndolos a mano, o usando un dispositivo de grabación. Más tarde, la grabadora podría transcribir las notas y distribuir actas de reuniones o informes.
Una característica de un buen facilitador de reuniones es la capacidad de ser imparcial. Demostrar atención a los detalles y ayudar a los participantes a adherirse a los tiempos asignados mientras avanzan hacia sus objetivos establecidos son otras habilidades beneficiosas. En general, liderar reuniones efectivas también incluye la disposición del facilitador de la reunión para hacer un seguimiento con los participantes y ayudarlos a tomar medidas para alcanzar cualquier objetivo que delinearon.