¿Qué hace un facilitador de reunión?
Un facilitador de una reunión puede desempeñar varios roles, dependiendo del tipo de reunión. Por ejemplo, podría ser responsable de registrar minutos y garantizar que los discursos, discusiones o presentaciones se mantengan en sus tiempos asignados. Algunas reuniones pueden ser sobre temas controvertidos o emocionales, por lo que el facilitador podría actuar más como moderador de la reunión en este caso. Otra responsabilidad típica de un facilitador de la reunión es mantener el diálogo relevante al detener o cambiar de dirección cuando la conversación se desplace. En general, él ayuda y guía el proceso sin intentar influir en el resultado.
Las organizaciones planifican reuniones por una variedad de razones. Son un procedimiento estándar para muchos tipos de empresas, mientras que otros pueden tener reuniones con menos frecuencia. Los tipos de reuniones pueden variar desde reuniones semanales de personal hasta retiros corporativos que duran varios días. Las reuniones pueden tener lugar en la oficina, en una ubicación fuera del sitio e incluso en línea. Un facilitador de una reunión puedeSea un empleado, como un miembro del personal administrativo, o puede ser un consultor externo contratado específicamente para organizar y realizar reuniones.
Antes de la reunión, un facilitador de la reunión generalmente se preparará identificando e investigando cualquier problema pertinente. Podría crear la agenda y comunicarse con los asistentes a la reunión, informarles sobre los detalles y proporcionar información anticipada, como temas para la discusión. A menudo, los facilitadores se encargan de los detalles logísticos, como establecer la ubicación de la reunión con necesidades como muebles, suministros y refrigerios.
con frecuencia llamado moderador, el facilitador de la reunión puede tener una lista de problemas o preguntas de discusión. Por lo general, comienza el diálogo y puede mantener el tiempo, cambiando el tema para avanzar en la discusión cuando sea necesario. A menudo, no tiene una participación en el resultado, pero actúa como un agente imparcial de la organizaciónZation. Podría participar alentando la discusión y ayudando a ciertas personas a contribuir. Además de tomar notas personales, también podría usar una gran junta u otras ayudas visuales para complementar la discusión y ampliar las ideas.
Un facilitador de la reunión a menudo actúa como el registrador de reuniones también. Puede o no participar en el diálogo, pero su función principal es registrar las actas. Esto generalmente se hace escribiéndolos o escribiéndolos a mano, o utilizando un dispositivo de grabación. Más tarde, la grabadora puede transcribir las notas y distribuir actas o informes de la reunión.
Una característica de un buen facilitador de la reunión es la capacidad de ser imparcial. Demostrar atención al detalle y ayudar a los participantes a adherirse a sus tiempos asignados mientras avanza hacia sus objetivos declarados son otras habilidades beneficiosas. En general, liderar reuniones efectivas también incluye la voluntad del facilitador de la reunión de hacer un seguimiento de los participantes y ayudarlos a tomar medidashacia cualquier objetivo que describieran.