Co dělá facilitátor schůzek?
Usnadňovatel schůzek může v závislosti na typu schůzky plnit různé role. Například může být zodpovědný za zaznamenávání zápisů a zajišťování toho, aby projevy, diskuse nebo prezentace byly dodržovány v určených časech. Některá setkání se mohou týkat kontroverzních nebo emocionálních témat, takže by facilitátor mohl v tomto případě působit spíše jako moderátor setkání. Další typickou odpovědností zprostředkovatele schůzek je udržovat relevantní dialog pozastavením nebo změnou směru, když konverzace skončí. Obecně pomáhá a řídí proces, aniž by se pokoušel ovlivnit výsledek.
Organizace plánují schůzky z různých důvodů. Jedná se o standardní postup pro mnoho typů podniků, zatímco jiné mohou mít schůzky méně často. Typy setkání se mohou pohybovat od týdenních schůzek zaměstnanců až po firemní ústupy, které trvají několik dní. Schůzky se mohou konat v kanceláři, mimo pracoviště a dokonce i online. Usnadňovatelem schůzky může být zaměstnanec, například administrativní pracovník, nebo to může být externí konzultant, který je najat konkrétně k organizaci a vedení schůzek.
Před schůzkou se facilitátor schůzky obvykle připraví identifikováním a prozkoumáním případných problémů. Může vytvořit agendu a komunikovat s účastníky schůzky, informovat je o podrobnostech a poskytnout předem informace, jako jsou témata k diskusi. Organizátoři se často postarají o logistické detaily, jako je nastavení místa schůzky s potřebami, jako je nábytek, spotřební materiál a občerstvení.
Moderátor schůzky, často nazývaný moderátorem, může mít seznam otázek nebo diskusních otázek. Obvykle zahájí dialog a může si ponechat čas a posouvat téma, aby v případě potřeby pokračoval v diskusi. Často nemá podíl na výsledku, ale jedná jako nestranný agent organizace. Mohl by se účastnit tím, že povzbudí diskusi a pomůže určitým jednotlivcům přispívat. Kromě zapisování osobních poznámek může také použít velkou tabuli nebo jiné vizuální pomůcky k doplnění diskuse a rozšíření myšlenek.
Usnadňovatel schůzek často také funguje jako zapisovač schůzek. Může se nebo nemusí účastnit dialogu, ale jeho hlavní funkcí je zaznamenávat zápisy. To se obvykle provádí psaním nebo psaním rukou nebo pomocí záznamového zařízení. Později může zapisovač přepsat poznámky a distribuovat zápisy ze schůzek nebo zprávy.
Jednou z vlastností dobrého zprostředkovatele schůzek je schopnost být nestranný. Další užitečné dovednosti jsou demonstrace pozornosti na detaily a pomoci účastníkům dodržet jejich přidělené časy a zároveň dosáhnout pokroku při plnění stanovených cílů. Obecně platí, že vedoucí efektivní schůzky také zahrnují ochotu zprostředkovatele schůzek navázat s účastníky a pomoci jim podniknout kroky k dosažení jakýchkoli cílů, které načrtly.