Vad gör ett möte underlättare?
En mötesfacilitator kan fylla olika roller, beroende på typ av möte. Till exempel kan han vara ansvarig för att registrera protokoll och se till att tal, diskussioner eller presentationer hålls till deras tilldelade tider. Vissa möten kan handla om kontroversiella eller känslomässiga ämnen, så underlättaren kan fungera mer som en mötesmoderator i detta fall. Ett annat typiskt ansvar för ett mötesfacilitator är att hålla dialogen relevant genom att pausa eller ändra riktning när konversationen går av spåret. I allmänhet hjälper han och leder processen utan att försöka påverka resultatet.
organisationer planerar möten av olika skäl. Det är standardförfarande för många typer av företag, medan andra kan ha möten mindre ofta. Typerna av sammankomster kan sträcka sig från varje vecka personalmöten till företagens retreater som varar i flera dagar. Möten kan äga rum på kontoret, på en plats utanför platsen och till och med online. En mötesfacilitator kanVar anställd, till exempel en administrativ anställd, eller så kan han vara en extern konsult som är anställd specifikt för att organisera och genomföra möten.
Innan mötet kommer ett möte underlättare vanligtvis att förbereda sig genom att identifiera och undersöka alla relevanta frågor. Han kan skapa dagordningen och kommunicera med mötesdeltagarna, informera dem om detaljerna och ge förhandsinformation, till exempel ämnen för diskussion. Ofta tar facilitatorer hand om logistiska detaljer som att inrätta mötesplatsen med nödvändigheter som möbler, förnödenheter och förfriskningar.
Kallas ofta en moderator, kan mötet underlättare ha en lista över frågor eller diskussionsfrågor. Han startar vanligtvis dialogen och kan hålla tiden och flytta ämnet för att främja diskussionen vid behov. Ofta har han inte en insats i resultatet men fungerar som en opartisk agent för organization. Han kan delta genom att uppmuntra diskussion och hjälpa vissa individer att bidra. Förutom att ta personliga anteckningar kan han också använda ett stort bräde eller andra visuella hjälpmedel för att komplettera diskussionen och utöka idéerna.
En mötesfacilitator fungerar ofta som mötesinspelaren också. Han kanske eller kanske inte deltar i dialogen, men hans huvudfunktion är att spela in protokollet. Detta görs vanligtvis genom att skriva eller skriva dem för hand eller genom att använda en inspelningsenhet. Senare kan inspelaren transkribera anteckningarna och distribuera mötesprotokoll eller rapporter.
En egenskap hos en bra mötesfacilitator är förmågan att vara opartisk. Att visa uppmärksamhet på detaljer och hjälpa deltagarna att följa sina tilldelade tider medan de gör framsteg mot sina uttalade mål är andra gynnsamma färdigheter. I allmänhet inkluderar ledande effektiva möten också mötets villighet att följa upp med deltagarna och hjälpa dem att vidta åtgärdermot alla mål som de beskrev.