Cosa fa un facilitatore di riunioni?
Un facilitatore di riunioni può ricoprire vari ruoli, a seconda del tipo di riunione. Ad esempio, potrebbe essere responsabile della registrazione dei verbali e della garanzia che i discorsi, le discussioni o le presentazioni siano mantenuti ai tempi previsti. Alcuni incontri potrebbero riguardare argomenti controversi o emotivi, quindi il facilitatore potrebbe agire più come moderatore della riunione in questo caso. Un'altra responsabilità tipica di un facilitatore di riunioni è quella di mantenere il dialogo pertinente mettendo in pausa o cambiando direzione quando la conversazione inizia. In generale, aiuta e guida il processo senza tentare di influenzare il risultato.
Le organizzazioni pianificano riunioni per una serie di motivi. Sono procedure standard per molti tipi di aziende, mentre altre possono avere riunioni meno frequentemente. I tipi di riunioni possono variare dalle riunioni settimanali dello staff ai ritiri aziendali che durano diversi giorni. Le riunioni possono aver luogo in ufficio, fuori sede e persino online. Un facilitatore di riunioni può essere un dipendente, ad esempio un membro del personale amministrativo, oppure può essere un consulente esterno assunto specificamente per organizzare e condurre riunioni.
Prima della riunione, un facilitatore della riunione generalmente si prepara identificando e ricercando eventuali problemi pertinenti. Potrebbe creare l'agenda e comunicare con i partecipanti alla riunione, informandoli sui dettagli e fornendo informazioni anticipate, come argomenti di discussione. Spesso, i facilitatori si prendono cura dei dettagli logistici come l'impostazione del luogo della riunione con necessità come mobili, forniture e rinfreschi.
Spesso chiamato moderatore, il facilitatore della riunione può avere un elenco di problemi o domande di discussione. Di solito inizia il dialogo e può mantenere il tempo, spostando l'argomento per far avanzare la discussione quando necessario. Spesso, non ha un interesse nel risultato, ma agisce come un agente imparziale dell'organizzazione. Potrebbe partecipare incoraggiando la discussione e aiutando determinati individui a contribuire. Oltre a prendere appunti personali, potrebbe anche usare una grande lavagna o altri ausili visivi per integrare la discussione ed espandere le idee.
Un facilitatore di riunioni spesso funge anche da registratore di riunioni. Può o meno partecipare al dialogo, ma la sua funzione principale è quella di registrare i verbali. Questo di solito viene fatto scrivendoli o digitandoli a mano o usando un dispositivo di registrazione. In seguito, il registratore potrebbe trascrivere le note e distribuire verbali o relazioni delle riunioni.
Una caratteristica di un buon facilitatore di riunioni è la capacità di essere imparziale. Dimostrare attenzione ai dettagli e aiutare i partecipanti ad aderire ai loro tempi assegnati mentre fanno progressi verso i loro obiettivi dichiarati sono altre abilità benefiche. In generale, condurre riunioni efficaci include anche la volontà del facilitatore di riunioni di seguire i partecipanti e aiutarli ad agire per raggiungere gli obiettivi che hanno delineato.