회의 촉진자는 무엇을합니까?

회의 촉진자는 회의 유형에 따라 다양한 역할을 수행 할 수 있습니다. 예를 들어, 그는 몇 분을 녹음하고 연설, 토론 또는 프레젠테이션이 할당 된 시간까지 유지되도록 보장 할 수 있습니다. 일부 회의는 논란의 여지가 있거나 정서적 인 주제에 관한 것일 수 있으므로 촉진자는이 경우 회의 중재자 역할을 할 수 있습니다. 회의 촉진자의 또 다른 전형적인 책임은 대화가 시작될 때 방향을 일시 중지하거나 변경함으로써 대화를 관련성있게 유지하는 것입니다. 일반적으로 그는 결과에 영향을 미치지 않고 프로세스를 지원하고 안내합니다.

조직은 여러 가지 이유로 회의를 계획합니다. 그들은 많은 유형의 비즈니스에 대한 표준 절차이며, 다른 사람들은 회의를 덜 자주 할 수 있습니다. 모임 유형은 주간 직원 회의에서 며칠 동안 지속되는 기업 퇴각에 이르기까지 다양합니다. 회의는 사무실, 외부 지역, 심지어 온라인에서 열릴 수 있습니다. 회의 촉진자가 5 월행정 직원과 같은 직원이되거나 회의를 조직하고 수행하기 위해 특별히 고용 된 외부 컨설턴트 일 수도 있습니다.

회의 전에 회의 촉진자는 일반적으로 관련 문제를 식별하고 연구하여 준비합니다. 그는 의제를 만들고 회의 참석자들과 의사 소통하여 세부 사항을 알리고 토론 주제와 같은 사전 정보를 제공 할 수 있습니다. 종종 촉진자는 가구, 용품 및 다과와 같은 필수품으로 회의 위치를 ​​설정하는 것과 같은 물류 세부 사항을 관리합니다.

자주 중재자라고 불리는 회의 촉진자는 문제 또는 토론 질문 목록을 가질 수 있습니다. 그는 일반적으로 대화를 시작하고 시간을 유지하여 주제를 바꾸어 필요할 때 토론을 발전시킬 수 있습니다. 종종 그는 결과에 대한 지분이 없지만 기관의 공정한 대리인 역할을합니다.Zation. 그는 토론을 장려하고 특정 개인이 기여하도록 돕는 데 참여할 수 있습니다. 그는 개인적인 메모를하는 것 외에도 대형 보드 또는 기타 시각 보조 도구를 사용하여 토론을 보완하고 아이디어를 확장 할 수 있습니다.

회의 촉진자는 종종 회의 녹음기 역할을합니다. 그는 대화에 참여하거나 참여하지 않을 수도 있지만 그의 주요 기능은 분을 기록하는 것입니다. 이것은 일반적으로 손으로 작성하거나 입력하거나 녹음 장치를 사용하여 수행됩니다. 나중에 레코더는 메모를 전사하고 회의록 또는 보고서를 배포 할 수 있습니다.

좋은 회의 촉진자의 특징 중 하나는 공평한 능력입니다. 세부 사항에 대한 관심을 보여주고 참가자가 할당 된 시간을 준수하는 동시에 언급 된 목표를 달성하는 것은 다른 유익한 기술입니다. 일반적으로 효과적인 회의에는 회의 촉진자가 참가자들과 후속 조치를 취하고 행동을 취할 수 있도록 의지가 포함됩니다.그들이 설명한 모든 목표를 향해.