O que um facilitador de reuniões faz?
Um facilitador de reunião pode desempenhar várias funções, dependendo do tipo de reunião. Por exemplo, ele pode ser responsável por registrar as atas e garantir que os discursos, discussões ou apresentações sejam mantidos nos horários previstos. Algumas reuniões podem ser sobre tópicos polêmicos ou emocionais; portanto, o facilitador pode atuar mais como moderador da reunião neste caso. Outra responsabilidade típica de um facilitador de reunião é manter o diálogo relevante, pausando ou mudando de direção quando a conversa sai da pista. Geralmente, ele ajuda e guia o processo sem tentar influenciar o resultado.
As organizações planejam reuniões por vários motivos. Eles são procedimentos padrão para muitos tipos de negócios, enquanto outros podem ter reuniões com menos frequência. Os tipos de reuniões podem variar de reuniões semanais da equipe a retiros corporativos que duram vários dias. As reuniões podem ocorrer no escritório, em um local externo e até online. Um facilitador de reunião pode ser um funcionário, como um membro da equipe administrativa, ou pode ser um consultor externo contratado especificamente para organizar e conduzir reuniões.
Antes da reunião, o facilitador da reunião geralmente se prepara identificando e pesquisando quaisquer questões pertinentes. Ele pode criar a agenda e se comunicar com os participantes da reunião, informando-os sobre os detalhes e fornecendo informações antecipadas, como tópicos para discussão. Freqüentemente, os facilitadores cuidam de detalhes logísticos, como configurar o local da reunião com itens como móveis, suprimentos e bebidas.
Freqüentemente chamado moderador, o facilitador da reunião pode ter uma lista de assuntos ou perguntas para discussão. Ele geralmente inicia o diálogo e pode manter o tempo, mudando o tópico para avançar na discussão quando necessário. Freqüentemente, ele não tem interesse no resultado, mas atua como um agente imparcial da organização. Ele pode participar incentivando a discussão e ajudando certas pessoas a contribuir. Além de fazer anotações pessoais, ele também pode usar um quadro grande ou outros recursos visuais para complementar a discussão e expandir as idéias.
Um facilitador de reuniões também atua como gravador de reuniões. Ele pode ou não participar do diálogo, mas sua principal função é registrar a ata. Isso geralmente é feito escrevendo ou digitando-os manualmente ou usando um dispositivo de gravação. Mais tarde, o gravador pode transcrever as anotações e distribuir atas ou relatórios das reuniões.
Uma característica de um bom facilitador de reuniões é a capacidade de ser imparcial. Demonstrar atenção aos detalhes e ajudar os participantes a cumprir os prazos estipulados, enquanto avançam em direção às metas estabelecidas, são outras habilidades benéficas. Em geral, liderar reuniões eficazes também inclui a disposição do facilitador de acompanhar os participantes e ajudá-los a agir em direção a quaisquer objetivos que eles delinearam.