O que um facilitador da reunião faz?
Um facilitador da reunião pode preencher várias funções, dependendo do tipo de reunião. Por exemplo, ele pode ser responsável por registrar minutos e garantir que discursos, discussões ou apresentações sejam mantidos em seus tempos de preferência. Algumas reuniões podem ser sobre tópicos controversos ou emocionais, para que o facilitador possa atuar mais como moderador de reunião neste caso. Outra responsabilidade típica de um facilitador da reunião é manter o diálogo relevante, pausando ou mudando de direção quando a conversa sair do caminho. Geralmente, ele ajuda e orienta o processo sem tentar influenciar o resultado.
Organizações planejam reuniões por vários motivos. Eles são procedimentos padrão para muitos tipos de empresas, enquanto outros podem ter reuniões com menos frequência. Os tipos de reuniões podem variar de reuniões semanais da equipe a retiros corporativos que duram vários dias. As reuniões podem ocorrer no escritório, em um local fora do local e até online. Um facilitador da reunião podeSeja um funcionário, como um membro da equipe administrativa, ou pode ser um consultor externo contratado especificamente para organizar e realizar reuniões.
Antes da reunião, um facilitador da reunião geralmente se prepara, identificando e pesquisando quaisquer problemas pertinentes. Ele pode criar a agenda e se comunicar com os participantes da reunião, informando -os sobre os detalhes e fornecendo informações antecipadas, como tópicos para discussão. Freqüentemente, os facilitadores cuidam de detalhes logísticos, como estabelecer o local da reunião com necessidades como móveis, suprimentos e bebidas.
chamado frequentemente de um moderador, o facilitador da reunião pode ter uma lista de questões ou perguntas de discussão. Ele geralmente inicia o diálogo e pode manter o tempo, mudando o tópico para avançar a discussão quando necessário. Freqüentemente, ele não tem participação no resultado, mas atua como um agente imparcial do organiZação. Ele pode participar incentivando a discussão e ajudando certos indivíduos a contribuir. Além de fazer anotações pessoais, ele também pode usar uma placa grande ou outros auxiliares visuais para complementar a discussão e expandir as idéias.
Um facilitador da reunião também atua como gravador de reuniões. Ele pode ou não participar do diálogo, mas sua principal função é gravar os minutos. Isso geralmente é feito escrevendo ou digitando -os manualmente ou usando um dispositivo de gravação. Mais tarde, o gravador pode transcrever as notas e distribuir minutos ou relatórios da reunião.
Uma característica de uma boa reunião facilitadora é a capacidade de ser imparcial. Demonstrar atenção aos detalhes e ajudar os participantes a aderir aos tempos previstos, enquanto faz progredir em direção aos objetivos declarados são outras habilidades benéficas. Em geral, as principais reuniões eficazes também incluem a disposição do facilitador da reunião de acompanhar os participantes e ajudá -los a tomar medidasem direção a quaisquer objetivos que eles delinearam.