Was macht ein Konferenzleiter?
Ein Besprechungsleiter kann abhängig von der Art der Besprechung verschiedene Rollen übernehmen. Beispielsweise ist er möglicherweise dafür verantwortlich, Protokolle aufzuzeichnen und sicherzustellen, dass Reden, Diskussionen oder Präsentationen zu den festgelegten Zeiten gehalten werden. Bei einigen Besprechungen kann es sich um kontroverse oder emotionale Themen handeln, sodass der Moderator in diesem Fall möglicherweise eher als Besprechungsmoderator fungiert. Eine weitere typische Aufgabe eines Moderators ist es, den Dialog relevant zu halten, indem er pausiert oder die Richtung ändert, wenn die Konversation vom Kurs abweicht. Im Allgemeinen hilft und lenkt er den Prozess, ohne zu versuchen, das Ergebnis zu beeinflussen.
Organisationen planen Besprechungen aus verschiedenen Gründen. Sie sind Standardverfahren für viele Arten von Unternehmen, während andere möglicherweise weniger häufig Besprechungen abhalten. Die Arten von Versammlungen können von wöchentlichen Mitarbeiterversammlungen bis hin zu mehrtägigen Corporate Retreats reichen. Meetings können im Büro, an einem externen Ort und sogar online stattfinden. Ein Besprechungsleiter kann ein Mitarbeiter sein, beispielsweise ein Verwaltungsmitarbeiter, oder er kann ein externer Berater sein, der speziell für die Organisation und Durchführung von Besprechungen eingestellt wurde.
Vor dem Meeting bereitet sich ein Meeting-Moderator in der Regel darauf vor, relevante Themen zu identifizieren und zu untersuchen. Er kann die Tagesordnung erstellen und mit den Besprechungsteilnehmern kommunizieren, sie über die Details informieren und vorab Informationen bereitstellen, z. B. zu Diskussionszwecken. Moderatoren kümmern sich häufig um logistische Details wie das Einrichten des Besprechungsorts mit Notwendigkeiten wie Möbeln, Vorräten und Erfrischungen.
Der häufig als Moderator bezeichnete Moderator hat möglicherweise eine Liste mit Problemen oder Diskussionsfragen. Normalerweise beginnt er den Dialog und kann die Zeit einhalten und das Thema verschieben, um die Diskussion bei Bedarf voranzutreiben. Oft ist er nicht am Ergebnis beteiligt, sondern agiert als unparteiischer Agent der Organisation. Er könnte sich beteiligen, indem er Diskussionen anregt und bestimmten Personen hilft, Beiträge zu leisten. Er kann nicht nur persönliche Notizen machen, sondern auch eine große Tafel oder andere visuelle Hilfsmittel verwenden, um die Diskussion zu ergänzen und die Ideen zu erweitern.
Ein Besprechungsleiter fungiert häufig auch als Besprechungsaufzeichner. Er kann am Dialog teilnehmen oder nicht, aber seine Hauptfunktion besteht darin, die Protokolle aufzuzeichnen. Dies geschieht normalerweise durch Schreiben oder Tippen von Hand oder mit einem Aufnahmegerät. Später kann der Rekorder die Notizen transkribieren und Besprechungsprotokolle oder -berichte verteilen.
Ein Merkmal eines guten Moderators ist die Fähigkeit, unparteiisch zu sein. Die Aufmerksamkeit für Details zu zeigen und den Teilnehmern dabei zu helfen, ihre vorgegebenen Zeiten einzuhalten und gleichzeitig Fortschritte bei der Erreichung ihrer erklärten Ziele zu erzielen, sind weitere nützliche Fähigkeiten. Im Allgemeinen beinhaltet das Führen effektiver Besprechungen auch die Bereitschaft des Besprechungsleiters, mit den Teilnehmern Rücksprache zu halten und ihnen dabei zu helfen, Maßnahmen zur Erreichung der von ihnen festgelegten Ziele zu ergreifen.