Wat doet een vergaderingsfacilitator?
Een facilitator voor vergaderingen kan verschillende rollen vervullen, afhankelijk van het type vergadering. Hij kan bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor het opnemen van notulen en ervoor zorgen dat toespraken, discussies of presentaties op de toegewezen tijden worden gehouden. Sommige vergaderingen kunnen over controversiële of emotionele onderwerpen gaan, dus de facilitator kan in dit geval meer als moderator van de vergadering fungeren. Een andere typische verantwoordelijkheid van een facilitator voor vergaderingen is om de dialoog relevant te houden door het gesprek te pauzeren of van richting te veranderen. Over het algemeen helpt en begeleidt hij het proces zonder te proberen de uitkomst te beïnvloeden.
Organisaties plannen vergaderingen om verschillende redenen. Ze zijn de standaardprocedure voor veel soorten bedrijven, terwijl anderen minder vaak vergaderen. De soorten bijeenkomsten kunnen variëren van wekelijkse personeelsvergaderingen tot bedrijfsretraites die meerdere dagen duren. Vergaderingen kunnen plaatsvinden op kantoor, op een externe locatie en zelfs online. Een facilitator van een vergadering kan een werknemer zijn, zoals een administratief personeelslid, of hij kan een externe consultant zijn die specifiek is ingehuurd om vergaderingen te organiseren en te houden.
Voorafgaand aan de vergadering bereidt een facilitator van de vergadering zich gewoonlijk voor door relevante kwesties te identificeren en te onderzoeken. Hij kan de agenda maken en communiceren met de deelnemers van de vergadering, hen informeren over de details en vooraf informatie verstrekken, zoals onderwerpen voor discussie. Vaak zorgen facilitators voor logistieke details zoals het opzetten van de vergaderlocatie met benodigdheden zoals meubels, benodigdheden en verfrissingen.
Vaak een moderator genoemd, kan de facilitator van de vergadering een lijst met problemen of discussievragen hebben. Meestal begint hij de dialoog en houdt hij de tijd vast, waarbij hij het onderwerp verschuift om de discussie indien nodig voort te zetten. Vaak heeft hij geen belang bij de uitkomst, maar treedt hij op als een onpartijdige agent van de organisatie. Hij zou kunnen deelnemen door discussie aan te moedigen en bepaalde individuen te helpen bijdragen. Naast het maken van persoonlijke aantekeningen, kan hij ook een groot bord of andere visuele hulpmiddelen gebruiken om de discussie aan te vullen en ideeën uit te breiden.
Een facilitator voor vergaderingen fungeert vaak ook als vergaderrecorder. Hij neemt wel of niet deel aan de dialoog, maar zijn belangrijkste functie is het notuleren van de notulen. Dit wordt meestal gedaan door ze met de hand te schrijven of te typen of door een opnameapparaat te gebruiken. Later kan de recorder de notities transcriberen en vergaderminuten of rapporten verspreiden.
Een kenmerk van een goede facilitator voor vergaderingen is het vermogen om onpartijdig te zijn. Aandacht voor detail aantonen en deelnemers helpen zich aan hun toegewezen tijden te houden terwijl ze vooruitgang boeken in de richting van hun gestelde doelen zijn andere nuttige vaardigheden. Over het algemeen betekent het leiden van effectieve vergaderingen ook de bereidheid van de facilitator van de vergadering om de deelnemers op te volgen en hen te helpen actie te ondernemen in de richting van de doelen die zij hebben uiteengezet.