会議の進行役は何をしますか？

会議の進行役は、会議の種類に応じてさまざまな役割を果たします。 たとえば、彼は議事録を記録し、スピーチ、ディスカッション、またはプレゼンテーションを割り当てられた時間に確実に保持する責任があります。 一部の会議は、物議をかもしたり情緒的なトピックに関するものである可能性があるため、この場合、進行役は会議のモデレーターとしての役割を果たすことがあります。 会議の進行役のもう1つの典型的な責任は、会話が軌道に乗らなくなったときに一時停止または方向を変更することによって、対話を適切に保つことです。 一般的に、彼は結果に影響を与えようとせずにプロセスを支援およびガイドします。

組織はさまざまな理由で会議を計画します。 これらは多くのタイプのビジネスの標準的な手順ですが、他の人は会議の頻度を減らすことができます。 集会の種類は、毎週のスタッフ会議から数日間続く企業のリトリートまでさまざまです。 会議は、オフィス、オフサイトの場所、さらにはオンラインで行うことができます。 会議の進行役は、管理スタッフなどの従業員である場合もあれば、会議の開催と実施のために特別に雇われた外部コンサルタントである場合もあります。

会議の前に、会議の進行役は通常、関連する問題を特定して調査することにより準備します。 彼は議題を作成し、会議の出席者と通信し、詳細を通知し、議論のトピックなどの事前情報を提供します。 多くの場合、ファシリテーターは、家具、備品、軽食などの必需品を使用して会議の場所を設定するなど、物流の詳細を処理します。

しばしば司会者と呼ばれ、会議の進行役は問題のリストや議論の質問を持っているかもしれません。 彼は通常、対話を開始し、時間を維持し、必要に応じて議論を進めるためにトピックをシフトします。 多くの場合、彼は結果に利害関係を持たず、組織の公平な代理人として行動します。 彼は議論を奨励し、特定の個人が貢献するのを助けることによって参加するかもしれません。 個人的なメモを取ることに加えて、彼は議論を補足し、アイデアを拡大するために大きなボードまたは他の視覚資料を使用することもあります。

多くの場合、会議の進行役は会議の記録者としても機能します。 彼は対話に参加してもしなくてもかまいませんが、主な機能は議事録を記録することです。 これは通常、手書きで書き込むか入力するか、記録デバイスを使用して行います。 その後、レコーダーはメモを書き起こし、議事録またはレポートを配布する場合があります。

優れた会議の進行役の特徴の1つは、公平であることです。 細部への注意を示し、参加者が割り当てられた時間を順守しながら、目標に向かって前進できるよう支援することも、他の有益なスキルです。 一般に、効果的な会議をリードすることには、会議の進行役が参加者をフォローアップし、彼らが概説した目標に向かって行動を起こすのを助ける意欲も含まれます。