¿Qué es un registro comercial?

Un registro comercial es un documento que registra cualquier tipo de trato comercial. Los términos se utilizan a menudo para abarcar todos los documentos que proporcionan antecedentes sobre interacciones con clientes y clientes potenciales, así como registros que se relacionan con transacciones específicas que ocurren entre un vendedor o proveedor y un cliente. El propósito de mantener un registro comercial es poder producir documentación relacionada con una transacción específica e identificar la secuencia exacta de eventos que ocurrieron como parte de esa transacción. Muchos gobiernos requieren que las compañías que operan dentro de sus fronteras desarrollen una estrategia de gestión de registros que mantenga una amplia gama de registros que cubran casi todos los aspectos de la operación comercial.

Dentro de una empresa, un registro comercial puede relacionarse con varias funciones diferentes. Si bien muchas personas tienden a pensar que este tipo de documento comercial tiene que ver con las ventas realizadas a los clientes, el hecho es que el término también se aplica a una amplia gama de documentos. Esto incluye documentos de origen de contabilidad como solicitudes, órdenes de compra, listas de empaque, facturas y los pagos emitidos para esas facturas. También se considera que los contratos de trabajo y la carpeta de personal se ajustan a los criterios básicos de un registro comercial, ya que esos documentos presentan transacciones significativas en la vida de la empresa. Incluso los memorandos entre oficinas, las actas de las reuniones de la junta o los inversores, y los comunicados de prensa a menudo se consideran dentro de la categoría general de un registro comercial.

La función principal de cualquier registro comercial es documentar la historia detrás de eventos específicos en la vida de la empresa. Por ejemplo, el archivo personal de un empleado proporcionará datos valiosos con respecto a la contratación de la persona, cualquier premio o acción disciplinaria que se tome, ajustes a los sueldos o salarios, y las circunstancias que rodean la renuncia o terminación del empleo. Los registros de este tipo protegen el

empleador

de reclamos de despido ilegal u otros tipos de cargos que un empleado pueda presentar. Al mismo tiempo, los detalles en una carpeta de personal también pueden ser ventajosos para el empleado si el empleador no ha documentado ciertos eventos o toma medidas que están fuera del alcance de las leyes laborales actuales.

Mantener registros precisos es esencial para proporcionar documentación relacionada con los ingresos generados, los gastos operativos y la preparación de declaraciones de impuestos. En el caso de una auditoría, una compañía con una política sólida de registro comercial encontrará fácil producir documentos que respalden las cifras presentadas en las declaraciones. Al hacerlo, es más fácil verificar cada elemento de línea en la declaración de impuestos y evitar la imposición de cargos por mora y otras sanciones que se aplicarían si la empresa no pudiera proporcionar documentos para respaldar esas cifras.