¿Qué es un registro comercial?

Un registro de negocios es un documento que registra cualquier tipo de comercio. Los términos a menudo se usan para abarcar todos los documentos que proporcionan experiencia en interacciones con clientes y clientes potenciales, así como registros relacionados con transacciones específicas que ocurren entre un proveedor o proveedor y un cliente. El propósito de mantener un registro comercial es poder producir documentación relacionada con una transacción específica e identificar la secuencia exacta de eventos que ocurrieron como parte de esa transacción. Muchos gobiernos requieren que las empresas que operen dentro de sus fronteras desarrollen una estrategia de gestión de registros que mantenga una amplia gama de registros que cubren casi todos los aspectos de la operación comercial.

Dentro de una empresa, un registro comercial puede relacionarse con varias funciones diferentes. Si bien muchas personas tienden a pensar que este tipo de documento comercial tiene que ver con las ventas realizadas a los clientes, el hecho es que el término también se aplica a una amplia gama deF documentos. Esto incluye documentos de origen contable como solicitudes, órdenes de compra, listas de embalaje, facturas y los pagos emitidos para esas facturas. También se considera que los contratos de empleo y la carpeta de personal se ajustan a los criterios básicos de un registro comercial, ya que esos documentos presentan transacciones significativas en la vida de la empresa. Incluso se considera que los memorándumes interficiales, las actas de las reuniones de la junta o los inversores y los comunicados de prensa caen en la amplia categoría de un registro comercial.

La función principal de cualquier registro comercial es documentar la historia detrás de eventos específicos en la vida de la empresa. Por ejemplo, el archivo de personal de un empleado proporcionará datos valiosos sobre la contratación del individuo, cualquier premio o acción disciplinaria que se tomen, ajustes a salarios o salarios, y las circunstancias que rodean la renuncia o terminacióndel empleo. Los registros de este tipo protegen al

empleador

de las reclamaciones de terminación ilegal u otros tipos de cargos que un empleado puede presentar. Al mismo tiempo, el detalle en una carpeta de personal también puede funcionar a la ventaja del empleado si el empleador no ha documentado ciertos eventos o toma acciones que están fuera del alcance de las leyes de empleo actuales.

Mantener registros precisos es esencial para proporcionar documentación relacionada con los ingresos generados, los gastos operativos y la preparación de declaraciones de impuestos. En el caso de una auditoría, una empresa con una sólida política de registro comercial le resultará fácil producir documentos que respalden las cifras presentadas en las devoluciones. Hacerlo hace que sea más fácil verificar cada línea de pedido en la declaración de impuestos y evitar la imposición de las tarifas tardías y otras sanciones que se aplicarían si el negocio no pudiera proporcionar documentos para respaldar esas cifras.