Hva er en forretningsrekord?

En forretningsprotokoll er et dokument som registrerer enhver type virksomhet som handler. Begrepene brukes ofte for å omfatte alle dokumenter som gir bakgrunn for samhandling med kunder og potensielle kunder, samt poster som angår spesifikke transaksjoner som oppstår mellom en leverandør eller leverandør og en kunde. Hensikten med å opprettholde en virksomhetsrekord er å kunne produsere dokumentasjon som er relatert til en spesifikk transaksjon og identifisere den eksakte rekkefølgen av hendelser som skjedde som en del av den transaksjonen. Mange regjeringer krever at selskaper som opererer innenfor sine grenser utvikler en strategi for registrering av poster som opprettholder et bredt spekter av poster som dekker omtrent alle aspekter av forretningsdriften.

I et selskap kan en forretningsrekord forholde seg til flere forskjellige funksjoner. Mens mange mennesker har en tendens til å tenke på denne typen forretningsdokumenter som å gjøre med salg til kunder, er faktum at begrepet også brukes på et bredt spekter av dokumenter. Dette inkluderer regnskapskildedokumenter som rekvisisjoner, innkjøpsordrer, pakkelister, fakturaer og betalingene som er utstedt for disse fakturaene. Ansettelseskontrakter og personalmappe anses også for å passe til de grunnleggende kriteriene for en bedriftsrekord, siden disse dokumentene viser betydelige transaksjoner i selskapets levetid. Til og med kontraktsnotater, referater fra styre- eller investormøter og pressemeldinger anses ofte for å falle inn i den brede kategorien av en bedriftsrekord.

Hovedfunksjonen til enhver virksomhetsrekord er å dokumentere historien bak spesifikke hendelser i selskapets liv. For eksempel vil personalfilen til en ansatt gi verdifulle data angående ansettelse av den enkelte, eventuelle priser eller disiplinære tiltak som er iverksatt, justeringer av lønn eller lønn og omstendighetene rundt fratredelse eller oppsigelse av ansettelsen. Registreringer av denne typen beskytter

arbeidsgiver

fra påstander om ulovlig oppsigelse eller andre typer siktelser som en ansatt kan anlegge. Samtidig kan detaljene i en personalmappe også fungere til fordel for arbeidstakeren hvis arbeidsgiveren har unnlatt å dokumentere visse hendelser eller iverksette handlinger som er utenfor omfanget av gjeldende ansettelseslover.

Å opprettholde nøyaktige poster er avgjørende for å kunne tilby dokumentasjon relatert til inntekter generert, driftsutgifter og forberedelse av selvangivelse. Ved tilsyn vil et selskap med en solid forretningsprotokoll finne det enkelt å produsere dokumenter som støtter tallene som er lagt fram på avkastningen. Hvis du gjør det, blir det lettere å verifisere hver artikkel i selvangivelsen og unngå å pålegge sene gebyrer og andre straffer som vil gjelde hvis virksomheten ikke kunne fremskaffe dokumenter for å sikkerhetskopiere disse tallene.