Che cos'è un record aziendale?

Un record aziendale è un documento che registra qualsiasi tipo di attività commerciale. I termini vengono spesso utilizzati per comprendere tutti i documenti che forniscono informazioni sulle interazioni con clienti e potenziali clienti, nonché i record relativi a transazioni specifiche che si verificano tra un fornitore o un fornitore e un cliente. Lo scopo di conservare un record aziendale è quello di essere in grado di produrre documentazione correlata a una transazione specifica e identificare l'esatta sequenza di eventi verificatisi nell'ambito di tale transazione. Molti governi richiedono alle aziende che operano all'interno dei propri confini di sviluppare una strategia di gestione dei record che mantenga una vasta gamma di documenti che coprono quasi ogni aspetto dell'operazione aziendale.

All'interno di un'azienda, un record aziendale può riguardare diverse funzioni. Mentre molte persone tendono a pensare a questo tipo di documento commerciale come a che fare con le vendite effettuate ai clienti, il fatto è che il termine è applicato anche a una vasta gamma di documenti. Ciò include documenti di origine contabile come richieste, ordini di acquisto, liste di imballaggio, fatture e pagamenti emessi per tali fatture. Anche i contratti di lavoro e la cartella del personale sono considerati conformi ai criteri di base di un registro delle imprese, poiché tali documenti presentano transazioni significative nella vita della società. Perfino i memorandum di ufficio, i verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione o degli investitori e i comunicati stampa sono spesso considerati rientranti nella vasta categoria di un record aziendale.

La funzione principale di qualsiasi record aziendale è quella di documentare la storia dietro specifici eventi nella vita dell'azienda. Ad esempio, il dossier del personale di un dipendente fornirà dati preziosi riguardanti l'assunzione dell'individuo, eventuali premi o azioni disciplinari che vengono prese, adeguamenti di stipendi o stipendi e le circostanze relative alle dimissioni o alla cessazione del rapporto di lavoro. Record di questo tipo proteggono il

datore di lavoro

da richieste di risoluzione illecita o altri tipi di accuse che un dipendente può presentare. Allo stesso tempo, i dettagli in una cartella del personale possono anche andare a vantaggio del dipendente se il datore di lavoro non è riuscito a documentare determinati eventi o intraprende azioni che non rientrano nell'ambito delle attuali leggi sul lavoro.

Il mantenimento di registri accurati è essenziale per fornire la documentazione relativa alle entrate generate, alle spese operative e alla preparazione delle dichiarazioni fiscali. In caso di audit, una società con una solida politica in materia di record aziendali troverà facile produrre documenti a supporto delle cifre presentate sui resi. In questo modo è più facile verificare ogni elemento pubblicitario nella dichiarazione dei redditi ed evitare l'imposizione di commissioni in ritardo e altre sanzioni che si applicherebbero se l'azienda non fosse in grado di fornire documenti per il backup di tali cifre.