ビジネスレコードとは

ビジネスレコードは、あらゆる種類のビジネス取引を記録するドキュメントです。 この用語は、多くの場合、顧客や潜在的なクライアントとのやり取りの背景を提供するすべてのドキュメント、およびベンダーまたはサプライヤと顧客の間で発生する特定のトランザクションに関連するレコードを網羅するために使用されます。 ビジネスレコードを維持する目的は、特定のトランザクションに関連するドキュメントを作成し、そのトランザクションの一部として発生したイベントの正確なシーケンスを特定できるようにすることです。 多くの政府は、国境内で事業を行う企業に対して、事業運営のほぼすべての側面をカバーする幅広い記録を維持する記録管理戦略を開発することを求めています。

企業内では、ビジネスレコードはいくつかの異なる機能に関連している場合があります。 多くの人々は、このタイプのビジネス文書を顧客への販売に関係していると考える傾向がありますが、実際にはこの用語は幅広い文書にも適用されます。 これには、要求、発注書、梱包リスト、請求書、およびそれらの請求書に対して発行された支払いなどの会計ソース文書が含まれます。 雇用契約と人事フォルダも、ビジネス記録の基本的な基準に適合すると見なされます。これらの文書は、会社の生活の中で重要な取引を提示するためです。 オフィス間メモ、取締役会または投資家会議の議事録、およびプレスリリースでさえ、ビジネス記録の広範なカテゴリに分類されることがよくあります。

業務記録の主な機能は、会社の生活における特定のイベントの背後にある履歴を文書化することです。 たとえば、従業員の人事ファイルは、個人の雇用、行われた報酬または懲戒処分、賃金または給与の調整、および退職または退職の状況に関する貴重なデータを提供します。 このタイプのレコードは、

雇用者

不法解雇の申し立てまたは従業員が持ち込む可能性のあるその他の種類の請求。 同時に、雇用者が特定の出来事の記録に失敗した場合、または現在の雇用法の範囲外の措置を講じた場合、人事フォルダの詳細も従業員の利益に役立つ可能性があります。

正確な記録を維持することは、収益、運用費用、納税申告書の準備に関連する文書を提供するために不可欠です。 監査の場合、堅実なビジネス記録ポリシーを持つ企業は、返品時に提出された数値をサポートするドキュメントを簡単に作成できます。 そうすることで、納税申告書の各品目を確認しやすくなり、企業がこれらの数値をバックアップするための文書を提供できなかった場合に適用される延滞料やその他の罰則が課せられなくなります。