ビジネス記録とは何ですか？

ビジネスレコードは、あらゆる種類のビジネス取引を記録するドキュメントです。 この用語は、顧客や潜在的なクライアントとのやり取りに関する背景を提供するすべてのドキュメント、およびベンダーまたはサプライヤーと顧客の間で発生する特定のトランザクションに関連する記録を網羅するために使用されることがよくあります。 ビジネス記録を維持する目的は、特定のトランザクションに関連するドキュメントを作成し、そのトランザクションの一部として発生したイベントの正確なシーケンスを特定できることです。 多くの政府は、国境内で事業を展開している企業が、事業運営のほぼすべての側面をカバーする幅広い記録を維持する記録管理戦略を開発することを要求しています。

企業内では、ビジネス記録はいくつかの異なる機能に関連する場合があります。 多くの人々は、このタイプのビジネス文書を顧客に行った販売に関係していると考える傾向がありますが、この用語は幅広い範囲にも適用されているということです。Fドキュメント。 これには、要求、発注書、梱包リスト、請求書、およびそれらの請求書に対して発行された支払いなどの会計ソースドキュメントが含まれます。 雇用契約と人事フォルダーも、ビジネス記録の基本的な基準に適合すると見なされます。これらの文書は、会社の生活において重要な取引を提示しているためです。 インターオフィスの覚書、取締役会や投資家の会議、およびプレスリリースでさえ、ビジネス記録の幅広いカテゴリに分類されると考えられています。

ビジネス記録の主な機能は、会社の生活における特定のイベントの背後にある履歴を文書化することです。 たとえば、従業員の人事ファイルは、個人の雇用、取られた賞または懲戒処分、賃金または給与の調整、および辞任または終了を取り巻く状況に関する貴重なデータを提供します雇用の。 このタイプの記録は、

雇用主

を、従業員がもたらす可能性のある違法な解約またはその他の種類の告発の主張から保護します。 同時に、人事フォルダーの詳細は、雇用主が特定のイベントの文書化に失敗した場合、または現在の雇用法の範囲外のアクションをとる場合、従業員の利点にも機能する場合があります。

正確な記録を維持することは、生成された収益、運用費用、納税申告書の準備に関連する文書を提供するために不可欠です。 監査が発生した場合、堅実なビジネスレコードポリシーを備えた会社は、返品で提出された数値をサポートするドキュメントを簡単に作成できることがわかります。 そうすることで、納税申告書の各ラインアイテムを検証し、ビジネスがそれらの数値をバックアップするために文書を提供できなかった場合に適用される延期料金やその他の罰則の賦課を避けることが容易になります。