Was ist ein Geschäftsnachweis?

Ein Geschäftsdatensatz ist ein Dokument, das jede Art von Geschäftsabwicklung aufzeichnet. Die Begriffe werden häufig verwendet, um alle Dokumente zu umfassen, die Hintergrundinformationen zu Interaktionen mit Kunden und potenziellen Kunden liefern, sowie Aufzeichnungen, die sich auf bestimmte Transaktionen zwischen einem Lieferanten oder Lieferanten und einem Kunden beziehen. Der Zweck der Führung eines Geschäftsdatensatzes besteht darin, in der Lage zu sein, eine Dokumentation zu erstellen, die sich auf eine bestimmte Transaktion bezieht, und die genaue Abfolge von Ereignissen zu identifizieren, die im Rahmen dieser Transaktion aufgetreten sind. Viele Regierungen fordern von Unternehmen, die innerhalb ihrer Grenzen tätig sind, die Entwicklung einer Strategie zur Verwaltung von Aufzeichnungen, die eine breite Palette von Aufzeichnungen enthält, die nahezu alle Aspekte des Geschäftsbetriebs abdecken.

Innerhalb eines Unternehmens kann sich ein Geschäftsdatensatz auf mehrere verschiedene Funktionen beziehen. Während viele Leute denken, dass diese Art von Geschäftsdokumenten mit Verkäufen an Kunden zu tun hat, ist die Tatsache, dass der Begriff auch auf eine breite Palette von Dokumenten angewendet wird. Dies umfasst Buchhaltungsquelldokumente wie Bestellanforderungen, Bestellungen, Packlisten, Rechnungen und die für diese Rechnungen ausgestellten Zahlungen. Arbeitsverträge und Personalordner werden ebenfalls als den grundlegenden Kriterien eines Geschäftsdatensatzes entsprechend angesehen, da diese Dokumente wesentliche Transaktionen im Leben des Unternehmens darstellen. Sogar Memoranden, Protokolle von Verwaltungsrats- oder Investorensitzungen und Pressemitteilungen werden häufig als in die breite Kategorie eines Geschäftsdatensatzes fallend angesehen.

Die Hauptfunktion eines jeden Geschäftsdatensatzes besteht darin, die Geschichte hinter bestimmten Ereignissen im Leben des Unternehmens zu dokumentieren. Beispielsweise liefert die Personalakte eines Mitarbeiters wertvolle Informationen zur Einstellung der Person, zu etwaigen Auszeichnungen oder Disziplinarmaßnahmen, zu Anpassungen der Löhne oder Gehälter und zu den Umständen, die mit dem Rücktritt oder der Beendigung des Arbeitsverhältnisses verbunden sind. Aufzeichnungen dieser Art schützen die

Arbeitgeber

aus Ansprüchen wegen unrechtmäßiger Kündigung oder anderer Arten von Anklagen, die ein Mitarbeiter erheben kann. Gleichzeitig kann die Angabe in einer Personalakte auch zum Vorteil des Arbeitnehmers wirken, wenn der Arbeitgeber bestimmte Ereignisse nicht dokumentiert oder Maßnahmen ergriffen hat, die außerhalb des Geltungsbereichs des geltenden Arbeitsrechts liegen.

Die Führung genauer Aufzeichnungen ist für die Bereitstellung von Unterlagen in Bezug auf die erzielten Einnahmen, die Betriebskosten und die Erstellung von Steuererklärungen von wesentlicher Bedeutung. Im Falle einer Prüfung fällt es einem Unternehmen mit einer soliden Geschäftsunterlagenrichtlinie leicht, Dokumente zu erstellen, die die in den Rücksendungen angegebenen Zahlen belegen. Auf diese Weise ist es einfacher, jede Position in der Steuererklärung zu überprüfen und die Auferlegung verspäteter Gebühren und anderer Strafen zu vermeiden, die anfallen würden, wenn das Unternehmen keine Dokumente zur Sicherung dieser Zahlen vorlegen könnte.