Vad är ett företagsrekord?

En företagsrekord är ett dokument som registrerar alla typer av affärsverksamheter. Termerna används ofta för att omfatta alla dokument som ger bakgrund för interaktion med kunder och potentiella kunder, liksom poster som hänför sig till specifika transaktioner som sker mellan en leverantör eller leverantör och en kund. Syftet med att hålla ett företagsrekord är att kunna producera dokumentation som är relaterad till en specifik transaktion och identifiera den exakta sekvensen av händelser som inträffade som en del av transaktionen. Många regeringar kräver att företag som verkar inom sina gränser ska utveckla en strategi för registerhantering som upprätthåller ett brett spektrum av poster som täcker nästan alla aspekter av affärsverksamheten.

Inom ett företag kan en affärspost relatera till flera olika funktioner. Även om många människor tenderar att tänka på denna typ av affärsdokument som att göra med försäljning till kunder, är faktum att termen också tillämpas på ett brett spektrum av dokument. Detta inkluderar bokföringskälledokument som rekvisitioner, inköpsorder, paketlistor, fakturor och betalningar som utfärdats för dessa fakturor. Anställningskontrakt och personalmapp anses också passa de grundläggande kriterierna i ett företagsrekord, eftersom dessa dokument visar betydande transaktioner i företagets livslängd. Till och med kontorsmemorandum, protokoll från styrelsemöten eller investerarmöten och pressmeddelanden anses ofta tillhöra den breda kategorin av en affärsrekord.

Huvudfunktionen för alla affärsrekord är att dokumentera historien bakom specifika händelser i företagets liv. Till exempel kommer en anställds personalsfiler att tillhandahålla värdefulla uppgifter om anställning av individen, eventuella utmärkelser eller disciplinära åtgärder som vidtas, justeringar av lön eller lön och omständigheterna kring anställningens avgång eller uppsägning. Poster av denna typ skyddar

arbetsgivare

från påståenden om olaglig uppsägning eller andra typer av avgifter som en anställd kan väcka. Samtidigt kan detaljerna i en personalmapp också fungera till fördel för den anställda om arbetsgivaren har misslyckats med att dokumentera vissa händelser eller vidta åtgärder som ligger utanför tillämpningsområdet för gällande anställningslagar.

Att upprätthålla exakta register är avgörande för att tillhandahålla dokumentation relaterad till intäkter genererade, driftskostnader och förberedelse av skattedeklarationer. I händelse av en revision kommer ett företag med en solid affärspostpolicy att det är lätt att ta fram dokument som stöder de siffror som lämnats in på avkastningen. Genom att göra det blir det enklare att verifiera varje rad på självdeklarationen och undvika införande av sena avgifter och andra påföljder som skulle gälla om företaget inte kunde tillhandahålla dokument för att säkerhetskopiera dessa siffror.