Wat is een zakelijk dossier?

Een bedrijfsrecord is een document dat elk type zakelijke transactie registreert. De termen worden vaak gebruikt om alle documenten te omvatten die achtergrondinformatie bieden over interacties met klanten en potentiële klanten, evenals records die betrekking hebben op specifieke transacties tussen een leverancier of leverancier en een klant. Het doel van het bijhouden van een bedrijfsrecord is om documentatie te kunnen produceren die gerelateerd is aan een specifieke transactie en om de exacte volgorde van gebeurtenissen te identificeren die plaatsvonden als onderdeel van die transactie. Veel overheden eisen van bedrijven die binnen hun grenzen opereren een strategie voor records management te ontwikkelen die een breed scala aan records handhaaft die zowat elk aspect van de bedrijfsvoering bestrijkt.

Binnen een bedrijf kan een bedrijfsrecord betrekking hebben op verschillende functies. Hoewel veel mensen denken dat dit type bedrijfsdocument te maken heeft met verkopen aan klanten, is het feit dat de term ook wordt toegepast op een breed scala aan documenten. Dit omvat boekhoudkundige brondocumenten zoals aanvragen, inkooporders, paklijsten, facturen en de betalingen die voor die facturen zijn uitgegeven. Arbeidscontracten en personeelsmappen worden ook geacht te voldoen aan de basiscriteria van een bedrijfsrecord, aangezien deze documenten belangrijke transacties in de levensduur van het bedrijf vertegenwoordigen. Zelfs interoffice-memorandums, notulen van bestuurs- of beleggersvergaderingen en persberichten vallen vaak onder de brede categorie van een bedrijfsrecord.

De belangrijkste functie van elk bedrijfsrecord is het documenteren van de geschiedenis achter specifieke gebeurtenissen in het leven van het bedrijf. Het personeelsdossier van een werknemer zal bijvoorbeeld waardevolle gegevens opleveren over het inhuren van het individu, eventuele beloningen of disciplinaire maatregelen die zijn genomen, aanpassingen van lonen of salarissen, en de omstandigheden rond het ontslag of beëindiging van het dienstverband. Records van dit type beschermen de

werkgever

van claims van onwettige beëindiging of andere soorten kosten die een werknemer kan brengen. Tegelijkertijd kan het detail in een personeelsmap ook in het voordeel van de werknemer werken als de werkgever heeft nagelaten bepaalde gebeurtenissen te documenteren of acties onderneemt die buiten het bereik van de huidige arbeidswetgeving vallen.

Het bijhouden van nauwkeurige gegevens is essentieel voor het verstrekken van documentatie met betrekking tot gegenereerde inkomsten, operationele kosten en het opstellen van belastingaangiften. In het geval van een audit zal een bedrijf met een solide beleid inzake bedrijfsdocumenten het gemakkelijk vinden om documenten te produceren die de op de aangiften ingediende cijfers ondersteunen. Hierdoor wordt het gemakkelijker om elk regelitem op de belastingaangifte te verifiëren en te voorkomen dat er te late kosten en andere boetes worden opgelegd die van toepassing zouden zijn als het bedrijf geen documenten kon overleggen om die cijfers te staven.