O que é um registro comercial?

Um registro comercial é um documento que registra qualquer tipo de negociação comercial. Os termos geralmente são usados ​​para abranger todos os documentos que fornecem informações básicas sobre interações com clientes e clientes em potencial, além de registros relacionados a transações específicas que ocorrem entre um fornecedor ou fornecedor e um cliente. O objetivo de manter um registro comercial é poder produzir documentação relacionada a uma transação específica e identificar a sequência exata de eventos que ocorreram como parte dessa transação. Muitos governos exigem que as empresas que operam dentro de suas fronteiras desenvolvam uma estratégia de gerenciamento de registros que mantenha uma ampla gama de registros que abranjam quase todos os aspectos da operação comercial.

Dentro de uma empresa, um registro comercial pode estar relacionado a várias funções diferentes. Enquanto muitas pessoas tendem a pensar nesse tipo de documento comercial como tendo a ver com vendas feitas a clientes, o fato é que o termo também é aplicado a uma ampla variedade de documentos. Isso inclui documentos de origem contábil, como requisições, pedidos de compra, listas de embalagem, faturas e os pagamentos emitidos para essas faturas. Os contratos de trabalho e a pasta de pessoal também são considerados adequados aos critérios básicos de um registro comercial, uma vez que esses documentos apresentam transações significativas na vida da empresa. Até mesmo memorandos entre escritórios, atas de reuniões do conselho ou de investidores e comunicados de imprensa são frequentemente considerados parte da ampla categoria de um registro comercial.

A principal função de qualquer registro comercial é documentar a história por trás de eventos específicos na vida da empresa. Por exemplo, o arquivo pessoal de um funcionário fornecerá dados valiosos sobre a contratação do indivíduo, quaisquer prêmios ou ações disciplinares tomadas, ajustes nos salários ou salários e as circunstâncias que envolvem a demissão ou rescisão do emprego. Registros desse tipo protegem o

Empregador

de reivindicações de rescisão ilegal ou outros tipos de cobranças que um funcionário possa trazer. Ao mesmo tempo, os detalhes em uma pasta de pessoal também podem funcionar para a vantagem do funcionário se o empregador não documentar determinados eventos ou executar ações que estão fora do escopo das leis trabalhistas atuais.

Manter registros precisos é essencial para fornecer documentação relacionada à receita gerada, despesas operacionais e preparação de declarações fiscais. No caso de uma auditoria, uma empresa com uma sólida política de registros de negócios achará fácil produzir documentos que suportem os valores apresentados nas devoluções. Isso facilita a verificação de cada item de linha na declaração de impostos e evita a imposição de taxas atrasadas e outras multas que seriam aplicadas se a empresa não pudesse fornecer documentos para fazer backup desses valores.