Co je obchodní záznam?

Obchodní záznam je dokument, který zaznamenává jakýkoli typ obchodního jednání. Tyto termíny se často používají pro zahrnutí všech dokumentů, které poskytují informace o interakcích se zákazníky a potenciálními zákazníky, jakož i záznamů, které se vztahují ke konkrétním transakcím, ke kterým dochází mezi prodejcem nebo dodavatelem a zákazníkem. Účelem uchovávání obchodního záznamu je umožnit předložení dokumentace související s konkrétní transakcí a identifikovat přesnou posloupnost událostí, které se vyskytly jako součást této transakce. Mnoho vlád vyžaduje, aby společnosti, které působí v rámci svých hranic, vyvinuly strategii správy záznamů, která udržuje širokou škálu záznamů, které pokrývají téměř všechny aspekty obchodní činnosti.

V rámci společnosti se může obchodní záznam týkat několika různých funkcí. Zatímco mnoho lidí má sklon myslet na tento typ obchodního dokumentu jako na co do činění s prodejem zákazníkům, faktem je, že tento termín se vztahuje také na širokou škálu dokumentů. To zahrnuje účetní zdrojové dokumenty, jako jsou rekvizice, objednávky, balicí listy, faktury a platby vystavené za tyto faktury. Pracovní smlouvy a složky zaměstnanců se rovněž považují za splňující základní kritéria obchodního záznamu, protože tyto dokumenty představují významné transakce v životě společnosti. Dokonce i mezioborová memoranda, zápisy z jednání představenstva nebo investorů a tiskové zprávy jsou často považovány za spadající do široké kategorie obchodních záznamů.

Hlavní funkcí každého obchodního záznamu je dokumentovat historii konkrétních událostí v životě společnosti. Například osobní spis zaměstnance poskytne cenné údaje o najímání jednotlivce, o všech vyznamenáních nebo disciplinárních opatřeních, která jsou přijata, o úpravách mezd nebo platu ao okolnostech souvisejících s odstoupením nebo ukončením pracovního poměru. Záznamy tohoto typu chrání

zaměstnavatel

z nároků na nezákonné ukončení pracovního poměru nebo jiných typů poplatků, které může zaměstnanec přinést. Údaje v osobní složce mohou zároveň pracovat ve prospěch zaměstnance, pokud zaměstnavatel nezdokumentoval určité události nebo nepodnikl kroky, které nespadají do působnosti současných zákonů o zaměstnanosti.

Udržování přesných záznamů je nezbytné pro poskytnutí dokumentace týkající se generovaných příjmů, provozních nákladů a přípravy daňových přiznání. V případě auditu bude pro společnost s pevnou politikou obchodních záznamů snadné vypracovat dokumenty, které podporují údaje předložené na výnosech. Usnadníte tím ověření každé řádkové položky v daňovém přiznání a vyhnete se ukládání pozdních poplatků a dalších sankcí, které by se uplatnily, pokud by podnik nemohl poskytnout doklady pro zálohování těchto čísel.