Co je to obchodní rekord?

Obchodní záznam je dokument, který zaznamenává jakýkoli typ obchodu. Podmínky se často používají k zahrnutí všech dokumentů, které poskytují pozadí interakcí se zákazníky a potenciálními klienty, jakož i záznamy, které se týkají konkrétních transakcí, které se vyskytují mezi dodavatelem nebo dodavatelem a zákazníkem. Účelem zachování obchodního záznamu je být schopen vytvořit dokumentaci, která souvisí s konkrétní transakcí, a identifikovat přesnou sekvenci událostí, ke kterým došlo v rámci této transakce. Mnoho vlád vyžaduje, aby společnosti, které působí v rámci svých hranic, vyvinuly strategii správy záznamů, která udržuje širokou škálu záznamů, které pokrývají téměř všechny aspekty obchodní operace.

V rámci společnosti se může obchodní rekord vztahovat k několika různým funkcím. Zatímco mnoho lidí má tendenci myslet na tento typ obchodního dokumentu, který má co do činění s prodejem zákazníků, faktem je, že tento termín je také aplikován na širokou škálu Of dokumenty. To zahrnuje účetní zdrojové dokumenty, jako jsou rekvizice, nákupní objednávky, seznamy balení, faktury a platby vydané pro tyto faktury. Pracovní smlouvy a personální složka jsou také považovány za odpovídající základní kritéria obchodního záznamu, protože tyto dokumenty představují významné transakce v životě společnosti. Dokonce i Memorandami meziofice, zápisy schůzek na palubě nebo investoru a tiskové zprávy se často považují za spadající do široké kategorie obchodního záznamu.

Hlavní funkcí jakéhokoli obchodního záznamu je zdokumentovat historii konkrétních událostí v životě společnosti. Například personální spis zaměstnance poskytne cenné údaje o najímání jednotlivce, všech cen nebo disciplinárních opatření, které jsou přijaty, úpravy mezd nebo platu a okolnosti obklopující rezignaci nebo ukončenízaměstnání. Záznamy o tomto typu chrání

zaměstnavatele

před nároky na nezákonné ukončení nebo jiné typy poplatků, které může zaměstnanec přinést. Zároveň může detail v personální složce také fungovat ve prospěch zaměstnance, pokud zaměstnavatel nedokázal dokumentovat určité události nebo podniknout kroky, které jsou mimo rozsah současných zákonů o zaměstnanosti.

Udržování přesných záznamů je nezbytné pro poskytování dokumentace související s generovanými příjmy, provozními náklady a přípravou daňového přiznání. V případě auditu bude společnost s pevným obchodním záznamovým politikou snadné vyrábět dokumenty, které podporují údaje předložené na výnosech. Usnadňuje to ověření každé řádkové položky v daňovém přiznání a vyhýbá se uložení pozdních poplatků a dalších sankcí, které by platily, pokud by podnik nemohl poskytnout dokumenty k zálohování těchto údajů.