Co to jest rekord biznesowy?

Dokument biznesowy to dokument, który rejestruje wszelkie transakcje biznesowe. Warunki są często stosowane w celu objęcia wszystkich dokumentów stanowiących tło interakcji z klientami i potencjalnymi klientami, a także zapisów dotyczących konkretnych transakcji zachodzących między sprzedawcą lub dostawcą a klientem. Celem prowadzenia dokumentacji biznesowej jest umożliwienie sporządzenia dokumentacji związanej z określoną transakcją i zidentyfikowania dokładnej sekwencji zdarzeń, które wystąpiły w ramach tej transakcji. Wiele rządów wymaga od firm działających w ich granicach opracowania strategii zarządzania rejestrami, która prowadzi szeroki zakres rejestrów obejmujących niemal każdy aspekt działalności biznesowej.

Dokumentacja biznesowa w firmie może dotyczyć kilku różnych funkcji. Podczas gdy wiele osób uważa, że ​​ten typ dokumentu biznesowego dotyczy sprzedaży dokonywanej na rzecz klientów, faktem jest, że termin ten dotyczy również szerokiej gamy dokumentów. Dotyczy to księgowych dokumentów źródłowych, takich jak zapotrzebowania, zamówienia zakupu, listy przewozowe, faktury i płatności wystawione za te faktury. Uznaje się również, że umowy o pracę i folder personelu spełniają podstawowe kryteria dokumentacji biznesowej, ponieważ dokumenty te zawierają znaczące transakcje w życiu firmy. Nawet memorandum międzywydziałowe, protokoły z posiedzeń zarządu lub inwestorów oraz komunikaty prasowe są często uważane za należące do szerokiej kategorii rekordów biznesowych.

Główną funkcją każdej dokumentacji biznesowej jest udokumentowanie historii konkretnych wydarzeń w życiu firmy. Na przykład akta osobowe pracownika dostarczą cennych danych dotyczących zatrudniania danej osoby, wszelkich podjętych nagród lub działań dyscyplinarnych, dostosowań wynagrodzeń lub wynagrodzeń oraz okoliczności związanych z rezygnacją lub rozwiązaniem stosunku pracy. Zapisy tego typu chronią

pracodawca

z roszczeń o niezgodne z prawem rozwiązanie umowy lub inne rodzaje obciążeń, które pracownik może wnieść. Jednocześnie szczegóły w folderze personalnym mogą również działać na korzyść pracownika, jeśli pracodawca nie udokumentuje niektórych zdarzeń lub podejmie działania, które są poza zakresem obowiązujących przepisów prawa pracy.

Prowadzenie dokładnej dokumentacji jest niezbędne do zapewnienia dokumentacji związanej z generowanymi przychodami, wydatkami operacyjnymi i przygotowaniem deklaracji podatkowych. W przypadku audytu firma o solidnych zasadach prowadzenia dokumentacji biznesowej z łatwością opracuje dokumenty potwierdzające dane liczbowe przedstawione na deklaracjach. Dzięki temu łatwiej jest zweryfikować każdą pozycję w zeznaniu podatkowym i uniknąć nakładania opóźnionych opłat i innych kar, które obowiązywałyby, gdyby firma nie była w stanie przedstawić dokumentów na poparcie tych danych.