¿Qué es un departamento de recepción?
Un departamento de recepción suele ser el enlace entre el centro de servicio al cliente de una empresa y sus funciones administrativas. La oficina puede tener algunas o varias personas dependiendo del tamaño de la empresa. En las empresas de servicios no financieros, el departamento de recepción incluye subgrupos para departamentos de marketing, ventas y servicio al cliente. Una empresa de servicios financieros tiene una configuración diferente, con la oficina principal que consiste en finanzas corporativas, riesgo y tecnología de la información, además de ventas y servicios administrativos y de soporte. Pueden producirse alteraciones en estos departamentos debido a las tareas que una empresa necesita para completar su oficina principal.
Las actividades de marketing a menudo se encuentran en el departamento de recepción porque representan una interacción directa con los consumidores. Los departamentos de ventas generalmente se mezclan con el marketing porque manejan clientes que están dispuestos a comprar bienes o servicios después de ver los anuncios de la compañía. Los empleados de servicio al cliente tienen una inclusión obvia aquí, ya que pueden necesitar ayudar a los clientes u otros empleados que trabajan en marketing y ventas. En la mayoría de las empresas, cada departamento está separado. Esto garantiza que la información privada se mantenga alejada de las personas que no deberían tener acceso a los datos.
Los servicios financieros tienen diferentes configuraciones debido a sus operaciones y estándares de la industria. El departamento de recepción también cuenta con un personal de ventas que trabaja con los clientes para vender productos de inversión. Sin embargo, fuera de este departamento, los otros se centran en actividades más internas, proporcionando apoyo para funciones administrativas. Las funciones de finanzas corporativas, riesgo y TI buscan garantizar que la empresa de servicios financieros no se vuelva demasiado unilateral en su cartera. Las funciones administrativas generalmente supervisan el departamento de recepción y elaboran políticas para sus operaciones.
Los puestos de los empleados en el departamento de recepción son en su mayoría no calificados, excepto para aquellos en compañías de servicios financieros. Los trabajos comunes en negocios de servicios no financieros incluyen secretarias, agentes de servicio al cliente, empleados y al menos un gerente de recepción para supervisar a estos empleados. El personal de ventas y los consultores de publicidad también están en el departamento de recepción, aunque estos puestos pueden requerir un poco más de habilidad o experiencia dependiendo de la empresa. Las empresas de servicios financieros suelen tener varios puestos para ventas, gestión de riesgos y tecnología de la información, que pueden tener requisitos de contratación abundantes.
No todas las empresas tienen una oficina central real. Puede haber personas individuales que funcionan en varias áreas de negocios. Por lo tanto, la oficina principal de una empresa se representa más por posición que por ubicación real o representación física.