¿Qué es una reunión inicial?
Una reunión inicial es una reunión en la que se informa a todos los miembros responsables del equipo sobre un nuevo proyecto. Las actividades pueden incluir una discusión sobre la intención del proyecto, el establecimiento de una línea de tiempo, el intercambio de restricciones de costos y presupuestos, y la asignación de tareas del proyecto. Las reuniones de inicio a menudo incluyen miembros del equipo en varias áreas funcionales y también, en ocasiones, pueden incluir un representante del cliente.
La intención de una reunión inicial es garantizar que un proyecto se desarrolle de la mejor manera posible, asegurándose de que todos los miembros del equipo estén en la misma página. Dichas reuniones son una oportunidad para que el gerente del proyecto comparta información sobre el proyecto. Esto puede incluir datos concretos, como la fecha de vencimiento del proyecto, las especificaciones y el presupuesto, pero también puede incluir información blanda, como peculiaridades y preferencias del cliente.
El gerente del proyecto a menudo es responsable de organizar una reunión de inicio. Ella generalmente toma posesión de establecer y seguir la agenda. Esto incluye programar una hora en la que todas las partes requeridas puedan reunirse; reservar una ubicación; y en el caso de largas reuniones que tienen lugar durante un descanso de medio día, ordenar el servicio de almuerzo para los miembros del equipo.
Durante la reunión, el gerente del proyecto tomará notas cuidadosas sobre todos los temas discutidos, las decisiones tomadas y las preguntas que se responderán en una fecha posterior. Será responsable de garantizar que todas las partes interesadas estén de acuerdo con los términos, plazos y costos y que comprendan completamente lo que se les exige. Luego, el gerente del proyecto debe distribuir rápidamente notas de reunión claras y concisas.
Una de las funciones más importantes de una reunión inicial es establecer una lista de entregables. Esta es una lista de todos los elementos debidos al cliente y las acciones específicas necesarias para cumplir con cada entregable. Por ejemplo, una entrega de un cliente podría ser producir un letrero de entrada para una ubicación minorista. Para lograr esto, el letrero debe diseñarse, los materiales deben obtenerse y ordenarse, debe producirse, la calidad debe verificarse y el letrero debe enviarse y / o instalarse. El especialista en adquisiciones no puede ordenar materiales hasta que el diseñador diseñe el letrero, y si alguno de estos pasos no se completa a tiempo, el instalador no podrá cumplir con la fecha de vencimiento.
La asignación de tareas es muy importante para el proceso, por lo que las notas de la reunión para una reunión inicial deben incluir una lista de elementos de acción, fechas de vencimiento y partes responsables. Si alguna de las partes tiene un problema con las fechas de vencimiento, las especificaciones o los precios, la reunión inicial es el momento de plantearlo. Esta reunión proporciona un foro abierto para todas las partes involucradas para garantizar que obtengan lo que necesitan para producir un proyecto exitoso.