¿Qué es una reunión de inicio?
Una reunión de inicio es una reunión en la que todos los miembros del equipo responsables son informados sobre un nuevo proyecto. Las actividades pueden incluir una discusión sobre la intención del proyecto, el establecimiento de una línea de tiempo, el intercambio de restricciones de costos y presupuestos y asignación de tareas del proyecto. Las reuniones de inicio a menudo incluyen miembros del equipo en varias áreas funcionales y también podrían, en ocasiones, incluir un representante del cliente.
La intención de una reunión de inicio es asegurarse de que un proyecto vaya lo más bien posible asegurándose de que todos los miembros del equipo estén en la misma página. Dichas reuniones son una oportunidad para que el gerente del proyecto comparta información sobre el proyecto. Esto puede incluir hechos duros, como la fecha de vencimiento de una de proyecto, las especificaciones y el presupuesto, pero también puede incluir información suave como las peculiaridades y preferencias de los clientes.
El gerente del proyecto a menudo es responsable de configurar una reunión de inicio. Por lo general, se da posesión de establecer y seguir la agenda. Esto incluye programar una hora en WHICH Todas las partes requeridas pueden cumplir; reservando una ubicación; y en el caso de largas reuniones que tienen lugar durante un descanso de medio día, ordenando el servicio de almuerzo para los miembros del equipo.
Durante la reunión, el gerente del proyecto tomará notas cuidadosas sobre todos los elementos discutidos, las decisiones alcanzadas y las preguntas que se responderán en una fecha posterior. Ella será responsable de garantizar que todas las partes interesadas acepten los términos, plazos y costos y que comprendan completamente lo que se requiere de ellos. Posteriormente, el gerente del proyecto debe distribuir rápidamente notas de reunión claras y concisas.
Una de las funciones más importantes de una reunión de inicio es establecer una lista de entregables. Esta es una lista de todos los elementos debido al cliente y las acciones específicas necesarias para cumplir con cada entrega. Por ejemplo, una entrega de un cliente podría ser producir un signo de entrada para una ubicación minorista. Para lograr esto, elSe debe diseñar el signo, los materiales deben ser obtenidos y ordenados, se debe producir, la calidad debe verificarse y el signo debe enviarse y/o instalarse. El especialista en adquisiciones no puede ordenar materiales hasta que el diseñador diseñe el letrero, y si ninguno de estos pasos no se completa a tiempo, el instalador no podrá cumplir con la fecha de vencimiento.
La asignación de tareas es muy importante para el proceso, por lo que las notas de la reunión para una reunión de inicio deben incluir una lista de elementos de acción, fechas de vencimiento y partes responsables. Si alguna parte tiene un problema con las fechas de vencimiento, las especificaciones o los precios, la reunión de inicio es el momento de mencionarlo. Esta reunión proporciona un foro abierto para todas las partes involucradas para garantizar que obtengan lo que necesitan para producir un proyecto exitoso.