Was ist ein Kickoff -Meeting?
Ein Kickoff -Meeting ist ein Treffen, bei dem alle verantwortlichen Teammitglieder über ein neues Projekt informiert werden. Die Aktivitäten können eine Diskussion der Projektabsicht, die Festlegung einer Zeitleiste, die Teilen von Kosten- und Budgetbeschränkungen sowie die Zuweisung von Projektaufgaben umfassen. Kickoff -Meetings umfassen häufig Teammitglieder in mehreren Funktionsbereichen und können gelegentlich auch einen Kundenvertreter einschließen.
Die Absicht eines Kickoff -Meetings besteht darin, sicherzustellen, dass ein Projekt so reibungslos wie möglich verläuft, indem alle Teammitglieder auf derselben Seite sind. Solche Besprechungen sind eine Gelegenheit für den Projektmanager, Informationen über das Projekt auszutauschen. Dies kann harte Fakten wie ein Projektfalldatum, Spezifikationen und Budget umfassen, aber auch weiche Informationen wie Kunden -Macken und -vorstellungen enthalten.
Der Projektmanager ist häufig für die Einrichtung eines Kickoff -Meetings verantwortlich. Sie übernimmt normalerweise die Gründung und Befolgung der Tagesordnung. Dies beinhaltet die Planung einer Zeit bei WHIch kann uns alle erforderlichen Parteien treffen; Reservieren eines Standorts; und bei langen Sitzungen, die während einer Mittagspause stattfinden, bestellen Sie den Mittagessen für Teammitglieder.
Während des Treffens wird der Projektmanager sorgfältige Notizen zu allen besprochenen Elementen, Entscheidungen und Fragen zu einem späteren Zeitpunkt machen. Sie wird dafür verantwortlich sein, dass alle Stakeholder den Bedingungen, Zeitplänen und Kosten zustimmen und dass sie vollständig verstehen, was von ihnen verlangt wird. Danach sollte der Projektmanager unverzüglich klare, präzise Besprechungsnotizen verteilen.
Eine der wichtigsten Funktionen eines Kickoff -Meetings ist die Festlegung einer zu erstelligen Liste. Dies ist eine Liste aller Elemente aufgrund des Kunden und der spezifischen Aktionen, die für die Erfüllung der zugänglichen Erlieferung erforderlich sind. Zum Beispiel könnte ein Kunden liefern, ein Eingangszeichen für einen Einzelhandelsstandort zu erstellen. Um dies zu erreichen, die, dieDas Schild muss entworfen werden, Materialien müssen bezogen und bestellt werden, es muss hergestellt werden, die Qualität muss überprüft werden und das Schild muss versendet und/oder installiert werden. Der Beschaffungsspezialist erst bestellen, wenn der Designer das Schild entworfen hat. Wenn einer dieser Schritte nicht im Zeitplan ausgeführt wird, kann der Installateur das Fälligkeitsdatum nicht erfüllen.
Aufgaben zuzuweisen ist für den Prozess sehr wichtig, daher sollte die Besprechungsnotizen für ein Kickoff -Meeting eine Liste von Aktionselementen, Fälligkeitsdaten und verantwortlichen Parteien enthalten. Wenn eine Partei ein Problem mit den Fälligkeitsterminen, Spezifikationen oder Preisgestaltung hat, ist das Kickoff -Meeting die Zeit, es zu erheben. Dieses Treffen bietet ein offenes Forum für alle Beteiligten, um sicherzustellen, dass sie das erhalten, was sie benötigen, um ein erfolgreiches Projekt zu erstellen.