Was ist ein Kickoff Meeting?
Ein Kickoff-Meeting ist ein Meeting, bei dem alle verantwortlichen Teammitglieder über ein neues Projekt informiert werden. Die Aktivitäten können eine Diskussion der Projektabsicht, die Erstellung eines Zeitplans, die Aufteilung von Kosten- und Budgetbeschränkungen und die Zuweisung von Projektaufgaben umfassen. Zu den Kickoff-Meetings gehören häufig Teammitglieder aus verschiedenen Funktionsbereichen und gelegentlich auch ein Vertreter des Kunden.
Mit einem Kickoff-Meeting soll sichergestellt werden, dass ein Projekt so reibungslos wie möglich verläuft, indem sichergestellt wird, dass alle Teammitglieder auf derselben Seite sind. Solche Meetings bieten dem Projektmanager die Möglichkeit, Informationen über das Projekt auszutauschen. Dies kann harte Fakten wie das Fälligkeitsdatum, die Spezifikationen und das Budget eines Projekts umfassen, aber auch weiche Informationen wie Kundenwünsche und -präferenzen.
Der Projektmanager ist häufig für die Vorbereitung eines Kickoff-Meetings verantwortlich. Normalerweise übernimmt sie die Festlegung und Einhaltung der Tagesordnung. Dies beinhaltet die Planung eines Zeitpunkts, zu dem sich alle erforderlichen Parteien treffen können. einen Standort reservieren; und bei langen Besprechungen, die während einer Mittagspause stattfinden, bestellen Sie einen Mittagsservice für die Teammitglieder.
Während des Meetings macht sich der Projektmanager sorgfältige Notizen zu allen besprochenen Punkten, getroffenen Entscheidungen und Fragen, die zu einem späteren Zeitpunkt beantwortet werden müssen. Sie ist dafür verantwortlich, dass alle Beteiligten den Bedingungen, Fristen und Kosten zustimmen und dass sie genau verstehen, was von ihnen verlangt wird. Anschließend sollte der Projektmanager umgehend klare, prägnante Besprechungsnotizen verteilen.
Eine der wichtigsten Funktionen eines Kickoff-Meetings besteht darin, eine Liste der zu erbringenden Leistungen zu erstellen. Dies ist eine Liste aller dem Kunden geschuldeten Artikel und der spezifischen Maßnahmen, die zur Erfüllung der einzelnen Leistungen erforderlich sind. Zum Beispiel könnte ein Kundenauftrag darin bestehen, ein Eingangsschild für einen Einzelhandelsstandort zu erstellen. Um dies zu erreichen, muss das Schild entworfen, Materialien beschafft und bestellt, es muss hergestellt, die Qualität überprüft und das Schild muss versandt und / oder installiert werden. Der Beschaffungsspezialist kann erst dann Materialien bestellen, wenn der Designer das Schild entwirft. Wenn einer dieser Schritte nicht termingerecht abgeschlossen wird, kann der Installateur den Fälligkeitstermin nicht einhalten.
Das Zuweisen von Aufgaben ist für den Prozess sehr wichtig, daher sollten die Besprechungsnotizen für eine Auftaktbesprechung eine Liste von Aktionselementen, Fälligkeitsterminen und Verantwortlichen enthalten. Wenn eine Partei ein Problem mit den Fälligkeitsterminen, Spezifikationen oder Preisen hat, ist das Kickoff-Meeting der richtige Zeitpunkt, um es zur Sprache zu bringen. Dieses Treffen bietet allen Beteiligten ein offenes Forum, um sicherzustellen, dass sie das bekommen, was sie für ein erfolgreiches Projekt benötigen.