Qu'est-ce qu'une réunion de lancement?
Une réunion de lancement est une réunion au cours de laquelle tous les membres de l'équipe responsables sont informés d'un nouveau projet. Les activités peuvent inclure une discussion de l’intention du projet, l’établissement d’un calendrier, le partage des coûts et des restrictions budgétaires et l’attribution des tâches du projet. Les réunions de lancement incluent souvent des membres de l'équipe dans plusieurs domaines fonctionnels et peuvent également, à l'occasion, inclure un représentant du client.
Le but d’une réunion de lancement est de s’assurer que le projet se déroule le mieux possible en s’assurant que tous les membres de l’équipe sont sur la même page. Ces réunions sont une occasion pour le chef de projet de partager des informations sur le projet. Cela peut inclure des faits concrets tels que la date d'échéance du projet, les spécifications et le budget, mais peut également inclure des informations logicielles telles que les bizarreries et les préférences du client.
Le chef de projet est souvent responsable de l'organisation d'une réunion de lancement. Elle prend généralement la responsabilité d'établir et de suivre l'ordre du jour. Cela inclut la planification d’une heure à laquelle toutes les parties requises peuvent se rencontrer; réserver un emplacement; et dans le cas de longues réunions qui ont lieu pendant une pause de midi, commander le service du déjeuner pour les membres de l'équipe.
Au cours de la réunion, le chef de projet prendra des notes précises sur tous les points discutés, les décisions prises et les questions auxquelles il faudra répondre ultérieurement. Elle sera responsable de s'assurer que toutes les parties prenantes acceptent les conditions, les délais et les coûts et qu'elles comprennent parfaitement ce qui leur est demandé. Ensuite, le chef de projet doit distribuer rapidement des notes de réunion claires et concises.
L'une des fonctions les plus importantes d'une réunion de lancement consiste à définir une liste de produits à livrer. Ceci est une liste de tous les éléments dus au client et des actions spécifiques nécessaires pour répondre à chaque livrable. Par exemple, un livrable client peut consister à produire un panneau d’entrée pour un point de vente. Pour ce faire, la signalisation doit être conçue, les matériaux doivent être achetés et commandés, ils doivent être produits, la qualité doit être vérifiée et la signalisation doit être expédiée et / ou installée. Le spécialiste des achats ne peut pas commander de matériel tant que le concepteur n’a pas conçu le panneau. Si l’une ou l’autre de ces étapes n’est pas terminée dans les délais, l’installateur ne pourra pas respecter la date limite.
L'attribution de tâches est très importante pour le processus. Par conséquent, les notes de réunion pour la réunion de lancement doivent inclure une liste de mesures à prendre, les dates d'échéance et les parties responsables. Si une partie a un problème avec les dates d'échéance, les spécifications ou les prix, la réunion de lancement est le moment idéal pour en parler. Cette réunion fournit un forum ouvert à toutes les parties impliquées pour s'assurer qu'elles obtiennent ce dont elles ont besoin pour réussir un projet.