Qu'est-ce qu'une réunion de coup d'envoi?
Une réunion de lancement est une réunion à laquelle tous les membres de l'équipe responsable sont informés d'un nouveau projet. Les activités peuvent inclure une discussion sur l'intention du projet, l'établissement d'un calendrier, le partage des restrictions sur les coûts et le budget et l'attribution des tâches du projet. Les réunions de lancement incluent souvent les membres de l'équipe dans plusieurs domaines fonctionnels et peuvent également, à l'occasion, inclure un représentant client.
L'intention d'une réunion de coup d'envoi est de s'assurer qu'un projet se déroule aussi bien que possible en s'assurant que tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde. Ces réunions sont l'occasion pour le chef de projet de partager des informations sur le projet. Cela peut inclure des faits durs tels qu'une date d'échéance du projet, des spécifications et un budget, mais peut également inclure des informations logicielles telles que les bizarreries et les préférences des clients.
Le chef de projet est souvent responsable de la mise en place d'une réunion de coup d'envoi. Elle s'approche généralement de l'établissement et du suivi de l'ordre du jour. Cela comprend la planification d'un temps à WhIch toutes les parties requises peuvent se rencontrer; réserver un emplacement; Et dans le cas de longues réunions qui ont lieu lors d'une pause de midi, commandant un service de déjeuner pour les membres de l'équipe.
Au cours de la réunion, le chef de projet prendra des notes minutieuses sur tous les éléments discutés, les décisions prises et les questions à répondre à une date ultérieure. Elle sera chargée de s'assurer que toutes les parties prenantes acceptent les conditions, les délais et les coûts et qu'ils comprennent parfaitement ce qui est exigé d'eux. Par la suite, le chef de projet doit distribuer rapidement des notes de réunion claires et concises.
L'une des fonctions les plus importantes d'une réunion de lancement est de définir une liste de livrables. Il s'agit d'une liste de tous les éléments dus au client et aux actions spécifiques nécessaires pour répondre à chaque livrable. Par exemple, un livrable avec un client pourrait être de produire un panneau d'entrée pour un site de vente au détail. Pour accomplir cela, leLe panneau doit être conçu, les matériaux doivent être achetés et commandés, il doit être produit, la qualité doit être vérifiée et le panneau doit être expédié et / ou installé. Le spécialiste des achats ne peut pas commander de matériel tant que le concepteur ne conçoit pas le panneau, et si aucune de ces étapes n'est terminée dans les délais, le programme d'installation ne pourra pas respecter la date d'échéance.
L'attribution de tâches est très importante pour le processus, donc les notes de réunion pour une réunion de coup d'envoi doivent inclure une liste des éléments d'action, des dates d'échéance et des parties responsables. Si une partie a un problème avec les dates d'échéance, les spécifications ou les prix, la réunion de coup d'envoi est le moment de le faire. Cette réunion fournit un forum ouvert à toutes les parties impliquées afin de s'assurer qu'ils obtiennent ce dont ils ont besoin pour produire un projet réussi.