Hva er et Kickoff-møte?

Et kickoff-møte er et møte der alle ansvarlige teammedlemmer blir orientert om et nytt prosjekt. Aktiviteter kan omfatte en diskusjon av prosjektintensjonen, etablering av en tidslinje, deling av kostnads- og budsjettbegrensninger og tildeling av prosjektoppgaver. Kickoff-møter inkluderer ofte teammedlemmer på tvers av flere funksjonelle områder, og kan av og til også inkludere en kunderepresentant.

Intensjonen med et kickoff-møte er å sikre at et prosjekt går så smidig som mulig ved å sørge for at alle teammedlemmer er på samme side. Slike møter er en mulighet for prosjektlederen til å dele informasjon om prosjektet. Dette kan inkludere harde fakta som forfallsdato, spesifikasjoner og budsjett for et prosjekt, men kan også inneholde myk informasjon som klientoppgaver og preferanser.

Prosjektleder er ofte ansvarlig for å sette opp et kickoff-møte. Hun tar vanligvis eierskap til å etablere og følge agendaen. Dette inkluderer planlegging av et tidspunkt hvor alle nødvendige parter kan møtes; reservere et sted; og i tilfelle av lange møter som finner sted i en pause på midten av dagen, bestiller lunsjservering for teammedlemmer.

I løpet av møtet vil prosjektlederen ta nøye notater om alle punkter som er diskutert, beslutninger nådd og spørsmål som skal besvares på et senere tidspunkt. Hun vil være ansvarlig for at alle interessenter samtykker til vilkårene, tidslinjene og kostnadene, og at de fullt ut forstår hva som kreves av dem. Etterpå bør prosjektlederen raskt distribuere klare, konsise møtenotater.

En av de viktigste funksjonene i et kickoff-møte er å sette en leveringsliste. Dette er en liste over alle varene som skyldes klienten og de spesifikke handlingene som trengs for å møte hver leverbar. For eksempel kan en klient som leveres være å produsere et inngangsskilt for et detaljhandelssted. For å oppnå dette må skiltet utformes, materialer må hentes og bestilles, det må produseres, kvaliteten må verifiseres og skiltet må sendes og / eller installeres. Innkjøpsspesialisten kan ikke bestille materialer før designeren designer tegnet, og hvis noen av disse trinnene ikke er fullført etter planen, vil ikke installatøren kunne oppfylle forfallsdato.

Tildeling av oppgaver er veldig viktig for prosessen, så møteanmerkningene for et kickoff-møte bør inneholde en liste over handlinger, forfallsdato og ansvarlige parter. Hvis noen av partene har problemer med forfallsdato, spesifikasjoner eller priser, er kickoff-møtet på tide å bringe det opp. Dette møtet gir et åpent forum for alle involverte parter for å sikre at de får det de trenger for å produsere et vellykket prosjekt.