Co je to setkání s výkopem?

Schůze Kickoff je setkání, na kterém jsou všichni odpovědní členové týmu informováni o novém projektu. Činnosti mohou zahrnovat diskusi o záměru projektu, zřízení časové osy, sdílení nákladů a rozpočtových omezení a přiřazení projektových povinností. Setkání kickoff často zahrnují členy týmu v několika funkčních oblastech a může také příležitostně zahrnovat zástupce klienta.

Záměrem setkání s výkopem je zajistit, aby projekt probíhal co nejhorší tím, že se ujistí, že všichni členové týmu jsou na stejné stránce. Taková setkání jsou příležitostí pro manažera projektu, aby sdílel informace o projektu. To může zahrnovat tvrdá fakta, jako je datum splatnosti projektu, specifikace a rozpočet, ale může také zahrnovat měkké informace, jako jsou klientské vtípky a preference.

Projektový manažer je často zodpovědný za nastavení setkání výkopu. Obvykle přebírá vlastnictví založení a po programu. To zahrnuje plánování času na WHIch se mohou setkat všechny požadované strany; Rezervovat místo; A v případě dlouhých schůzek, které se konají během polední přestávky, si objednali obědovou službu pro členy týmu.

Během schůzky bude projektový manažer pečlivě poznámky o všech diskutovaných položkách, dosažených rozhodnutích a otázkách, které mají být zodpovězeny později. Bude odpovědná za zajištění toho, aby všechny zúčastněné strany souhlasily s podmínkami, časovými osy a náklady a aby plně pochopily, co se od nich vyžaduje. Poté by měl projektový manažer okamžitě distribuovat jasné a stručné poznámky k setkání.

Jednou z nejdůležitějších funkcí setkání výkopu je nastavení seznamu výstupů. Jedná se o seznam všech položek kvůli klientovi a konkrétních akcí potřebných k splnění každého doručení. Například, klientovi, který je možné, může být vytvoření vchodního znaménka pro maloobchodní místo. Za účelem dosažení tohoZnamení musí být navrženo, musí být materiály získány a objednány, musí být vyrobeny, musí být kvalita ověřena a značka musí být odeslána a/nebo nainstalována. Specialista na zadávání veřejných zakázek si nemůže objednat materiály, dokud návrhář nenavrhne znaménko, a pokud jeden z těchto kroků není dokončen podle plánu, nebude moci splnit datum splatnosti.

Přiřazení úkolů je pro proces velmi důležité, takže poznámky o schůzce pro schůzku s výkopem by měly zahrnovat seznam akčních položek, data splatnosti a odpovědné strany. Pokud má některá strana problém s termíny splatnosti, specifikacemi nebo stanovením cen, setkání s výkopem je čas, aby ji vychoval. Toto setkání poskytuje otevřené fórum pro všechny zúčastněné strany, aby se zajistilo, že dostanou to, co potřebují, aby vytvořili úspěšný projekt.