Co je Kickoffovo setkání?

Zahajovací schůzka je schůzka, na které jsou všichni odpovědní členové týmu informováni o novém projektu. Činnosti mohou zahrnovat diskusi o záměru projektu, stanovení harmonogramu, sdílení nákladů a rozpočtových omezení a zadání projektových povinností. Setkání Kickoffu často zahrnují členy týmu v několika funkčních oblastech a mohou také příležitostně zahrnovat zástupce klienta.

Záměrem úvodního setkání je zajistit, aby projekt probíhal co nejhlaději a zajistil, aby všichni členové týmu byli na stejné stránce. Tato setkání jsou pro projektového manažera příležitostí ke sdílení informací o projektu. To může zahrnovat tvrdá fakta, jako je datum splatnosti projektu, specifikace a rozpočet, ale může také zahrnovat měkké informace, jako jsou nepředvídatelnosti klientů a preference.

Manažer projektu je často zodpovědný za zahájení úvodního setkání. Obvykle se stává vlastníkem založení a sledování programu. To zahrnuje plánování času, ve kterém se mohou setkat všechny požadované strany; rezervace místa; a v případě dlouhých schůzek, které se konají během přestávky v polovině dne, objednání obědové služby pro členy týmu.

Během schůzky projektový manažer provede pečlivé poznámky o všech projednávaných bodech, dosažených rozhodnutích a otázkách, které budou zodpovězeny později. Bude odpovědná za to, aby všechny zúčastněné strany souhlasily s podmínkami, harmonogramy a náklady a aby plně pochopily, co se od nich vyžaduje. Poté by měl vedoucí projektu neprodleně distribuovat jasné a stručné poznámky o schůzce.

Jednou z nejdůležitějších funkcí úvodního setkání je nastavení seznamu výstupů. Toto je seznam všech položek způsobených klientem a specifických akcí potřebných ke splnění jednotlivých výstupů. Například klientem může být dodávka značky vstupu do maloobchodního místa. Za tímto účelem musí být značka navržena, materiály musí být získány a objednány, musí být vyrobeny, musí být ověřena kvalita a značka musí být odeslána a / nebo nainstalována. Specialista pro zadávání zakázek nemůže objednat materiály, dokud návrhář nenavrhne označení, a pokud některý z těchto kroků nebude dokončen podle plánu, nebude instalační pracovník schopen splnit datum splatnosti.

Přiřazení úkolů je pro tento proces velmi důležité, takže poznámky k schůzce pro úvodní schůzku by měly obsahovat seznam položek akcí, termíny splatnosti a odpovědné strany. Pokud má některá ze stran problém s termínem splatnosti, specifikacemi nebo cenou, je načasování setkání. Toto setkání poskytuje otevřené fórum pro všechny zúčastněné strany, aby zajistilo, že dostanou to, co potřebují, aby vytvořily úspěšný projekt.