O que é uma reunião de kickoff?

Uma reunião de kickoff é uma reunião na qual todos os membros responsáveis ​​da equipe são informados em um novo projeto. As atividades podem incluir uma discussão sobre a intenção do projeto, o estabelecimento de uma linha do tempo, o compartilhamento de restrições de custo e orçamento e atribuição de tarefas do projeto. As reuniões de kickoff geralmente incluem membros da equipe em várias áreas funcionais e também podem, ocasionalmente, incluir um representante do cliente.

A intenção de uma reunião de kickoff é garantir que um projeto corra o mais suave possível, certificando -se de que todos os membros da equipe estejam na mesma página. Tais reuniões são uma oportunidade para o gerente do projeto compartilhar informações sobre o projeto. Isso pode incluir fatos difíceis, como uma data de vencimento do projeto, especificações e orçamento, mas também pode incluir informações suaves, como peculiaridades e preferências do cliente.

O gerente do projeto geralmente é responsável por marcar uma reunião de kickoff. Ela geralmente se apropriou de estabelecer e seguir a agenda. Isso inclui agendar um horário no WHTodas as partes necessárias podem atender; reservando um local; E no caso de longas reuniões que ocorrem durante um intervalo do meio do dia, encomendando o serviço de almoço para os membros da equipe.

Durante a reunião, o gerente do projeto tomará anotações cuidadosas sobre todos os itens discutidos, decisões alcançadas e perguntas a serem respondidas posteriormente. Ela será responsável por garantir que todas as partes interessadas concordem com os termos, linhas do tempo e custos e que entendam completamente o que é exigido deles. Posteriormente, o gerente do projeto deve distribuir prontamente notas claras e concisas da reunião.

Uma das funções mais importantes de uma reunião de kickoff é definir uma lista de entregas. Esta é uma lista de todos os itens devido ao cliente e às ações específicas necessárias para atender a cada entrega. Por exemplo, uma entrega de cliente pode ser produzir um sinal de entrada para um local de varejo. Para conseguir isso, oO sinal deve ser projetado, os materiais devem ser adquiridos e ordenados, deve ser produzido, a qualidade deve ser verificada e o sinal deve ser enviado e/ou instalado. O especialista em compras não pode solicitar materiais até que o designer projete o sinal e, se uma dessas etapas não estiver concluída dentro do cronograma, o instalador não poderá atender à data de vencimento.

Atribuir tarefas é muito importante para o processo; portanto, as notas da reunião para uma reunião de pontapé de pontapé devem incluir uma lista de itens de ação, datas de vencimento e partes responsáveis. Se alguma parte tiver um problema com as datas, especificações ou preços de vencimento, a reunião de kickoff é a hora de trazê -la à tona. Esta reunião fornece um fórum aberto para todas as partes envolvidas para garantir que elas obtenham o que precisam para produzir um projeto bem -sucedido.