Wat is een aftrapvergadering?
Een startvergadering is een vergadering waarbij alle verantwoordelijke teamleden worden geïnformeerd over een nieuw project. Activiteiten kunnen een bespreking van de intentie van het project, het opstellen van een tijdlijn, het delen van kosten en budgetbeperkingen en de toewijzing van projecttaken omvatten. Kickoff-vergaderingen omvatten vaak teamleden in verschillende functionele gebieden en kunnen soms ook een klantvertegenwoordiger omvatten.
De bedoeling van een startvergadering is ervoor te zorgen dat een project zo soepel mogelijk verloopt door ervoor te zorgen dat alle teamleden zich op dezelfde pagina bevinden. Dergelijke vergaderingen bieden de projectmanager de mogelijkheid om informatie over het project te delen. Dit kan harde feiten omvatten, zoals de vervaldatum van een project, specificaties en budget, maar kan ook zachte informatie bevatten zoals eigenaardigheden van klanten en voorkeuren.
De projectmanager is vaak verantwoordelijk voor het opzetten van een startvergadering. Ze neemt meestal de verantwoordelijkheid op zich om de agenda op te stellen en te volgen. Dit omvat het plannen van een tijdstip waarop alle vereiste partijen elkaar kunnen ontmoeten; een locatie reserveren; en in het geval van lange vergaderingen die plaatsvinden tijdens een middagpauze, het bestellen van lunchservice voor teamleden.
Tijdens de vergadering maakt de projectmanager zorgvuldig aantekeningen over alle besproken onderwerpen, genomen beslissingen en vragen die op een later tijdstip moeten worden beantwoord. Ze zal ervoor zorgen dat alle belanghebbenden akkoord gaan met de voorwaarden, tijdlijnen en kosten en dat ze volledig begrijpen wat van hen wordt verlangd. Daarna moet de projectmanager onmiddellijk duidelijke, beknopte vergadernotities verspreiden.
Een van de belangrijkste functies van een startvergadering is het opstellen van een lijst met te leveren producten. Dit is een lijst met alle artikelen die aan de klant te wijten zijn en de specifieke acties die nodig zijn om aan elk product te voldoen. Een af te leveren klant kan bijvoorbeeld zijn om een toegangsbord te produceren voor een winkellocatie. Om dit te bereiken, moet het bord worden ontworpen, materialen worden ingekocht en besteld, het moet worden geproduceerd, de kwaliteit moet worden geverifieerd en het bord moet worden verzonden en / of geïnstalleerd. De inkoopspecialist kan geen materialen bestellen totdat de ontwerper het bord ontwerpt en als een van deze stappen niet op schema wordt voltooid, kan de installateur de vervaldatum niet halen.
Het toewijzen van taken is erg belangrijk voor het proces, dus de vergadernotities voor een startvergadering moeten een lijst met actie-items, vervaldatums en verantwoordelijke partijen bevatten. Als een partij een probleem heeft met de vervaldatums, specificaties of prijzen, is de kickoff-vergadering het moment om het ter sprake te brengen. Deze bijeenkomst biedt een open forum voor alle betrokken partijen om ervoor te zorgen dat ze krijgen wat ze nodig hebben om een succesvol project te produceren.