Vad är ett Kickoff-möte?

Ett kickoff-möte är ett möte där alla ansvariga teammedlemmar informeras om ett nytt projekt. Aktiviteter kan inkludera en diskussion om projektets avsikt, upprättande av en tidslinje, delning av kostnads- och budgetbegränsningar och tilldelning av projektuppgifter. Kickoff-möten inkluderar ofta teammedlemmar över flera funktionella områden och kan ibland även inkludera en kundrepresentant.

Avsikten med ett kickoff-möte är att se till att ett projekt går så smidigt som möjligt genom att se till att alla teammedlemmar finns på samma sida. Sådana möten är en möjlighet för projektledaren att dela information om projektet. Detta kan innehålla hårda fakta som ett förfallodatum, specifikationer och budget för projektet, men kan också innehålla mjuk information som klientfrågor och preferenser.

Projektledaren ansvarar ofta för att starta ett kickoff-möte. Hon äger vanligtvis äganderätt till att upprätta och följa agendan. Detta inkluderar schemaläggning av en tid då alla erforderliga parter kan träffas; reservera en plats; och för långa möten som äger rum under en halvdagspaus, beställer lunchtjänst för teammedlemmar.

Under mötet kommer projektledaren att ta noggranna anteckningar om alla saker som diskuterats, beslut som fattats och frågor som ska besvaras vid ett senare tillfälle. Hon kommer att ansvara för att alla intressenter samtycker till villkoren, tidslinjerna och kostnaderna och att de fullt ut förstår vad som krävs av dem. Därefter bör projektledaren snabbt distribuera tydliga, kortfattade möteanmärkningar.

En av de viktigaste funktionerna i ett kickoff-möte är att ställa in en leveranslista. Detta är en lista över alla artiklar som beror på klienten och de specifika åtgärder som krävs för att möta varje levererbart. Till exempel kan en klient som levereras vara att producera en starttecken för en detaljhandel. För att uppnå detta måste skylten utformas, material måste hämtas och beställas, det måste tillverkas, kvaliteten måste verifieras och skylten måste levereras och / eller installeras. Upphandlingsspecialisten kan inte beställa material förrän designern designer skylten, och om något av dessa steg inte är genomfört enligt schema, kommer installationsprogrammet inte att kunna uppfylla förfallodagen.

Att tilldela uppgifter är mycket viktigt för processen, så möteanmärkningarna för ett kickoff-möte bör innehålla en lista med åtgärdsobjekt, förfallodatum och ansvariga parter. Om någon part har problem med förfallodatum, specifikationer eller prissättning, är kickoff-mötet dags att ta upp det. Detta möte ger ett öppet forum för alla inblandade parter för att säkerställa att de får det de behöver för att producera ett framgångsrikt projekt.