キックオフミーティングとは何ですか？

キックオフミーティングは、すべての責任あるチームメンバーが新しいプロジェクトについて説明される会議です。アクティビティには、プロジェクトの意図、タイムラインの確立、コストと予算の制限の共有、およびプロジェクトの義務の割り当てに関する議論を含めることができます。キックオフミーティングには、多くの場合、いくつかの機能領域のチームメンバーが含まれており、場合によってはクライアントの代表者が含まれる場合があります。

キックオフ会議の意図は、すべてのチームメンバーが同じページにいることを確認することにより、プロジェクトが可能な限りスムーズに進むことを保証することです。このような会議は、プロジェクトマネージャーがプロジェクトに関する情報を共有する機会です。これには、プロジェクトの期日、仕様、予算などの厳しい事実を含めることができますが、クライアントの癖や好みなどのソフト情報も含めることができます。

プロジェクトマネージャーは、キックオフ会議の設定を担当することがよくあります。彼女は通常、議題を確立し、従うことの所有権を取ります。これには、WHでの時間のスケジューリングが含まれます必要なすべての関係者が会うことができます。場所を予約する。そして、昼間の休憩中に行われる長い会議の場合、チームメンバーにランチサービスを注文します。

会議中、プロジェクトマネージャーは、議論されたすべての項目、決定に到達したすべての項目、および後日回答される質問について慎重なメモを取ります。彼女は、すべての利害関係者が条件、タイムライン、コストに同意し、それらに必要なものを完全に理解することを保証する責任があります。その後、プロジェクトマネージャーは、明確で簡潔な会議ノートを迅速に配布する必要があります。

キックオフ会議の最も重要な機能の1つは、成果物リストを設定することです。これは、クライアントによるすべてのアイテムのリストであり、各成果物を満たすために必要な特定のアクションです。たとえば、クライアントの成果物は、小売店の玄関標識を作成することです。これを達成するために、標識を設計する必要があり、材料を調達および順序付け、生産する必要があり、品質を検証する必要があり、サインを出荷および/または設置する必要があります。調達スペシャリストは、デザイナーがサインを設計するまで資料を注文することはできません。これらのステップのいずれかがスケジュール通りに完了しない場合、インストーラーは期日を満たすことができません。

タスクの割り当てはプロセスにとって非常に重要であるため、キックオフ会議の会議ノートには、アクションアイテム、期日、責任者のリストを含める必要があります。期日、仕様、または価格設定に問題がある場合、キックオフミーティングはそれを育てる時です。この会議は、すべての関係者がプロジェクトを成功させるために必要なものを確実に入手できるようにするためのオープンフォーラムを提供します。