キックオフミーティングとは

キックオフミーティングは、責任のあるすべてのチームメンバーに新しいプロジェクトの概要を説明するミーティングです。 アクティビティには、プロジェクトの目的、タイムラインの確立、コストと予算の制限の共有、プロジェクトの義務の割り当てに関する議論が含まれます。 キックオフミーティングには、多くの場合、複数の機能分野にわたるチームメンバーが含まれ、場合によってはクライアントの代表者も含まれます。

キックオフミーティングの目的は、すべてのチームメンバーが同じページにいることを確認することにより、プロジェクトができる限りスムーズに進むようにすることです。 このような会議は、プロジェクトマネージャーがプロジェクトに関する情報を共有する機会です。 これには、プロジェクトの期日、仕様、予算などの難しい事実を含めることができますが、クライアントの癖や好みなどの柔らかい情報も含めることができます。

多くの場合、プロジェクトマネージャーはキックオフミーティングのセットアップを担当します。 彼女は通常、アジェンダを確立し、フォローする責任を持ちます。 これには、必要なすべての関係者が会合できる時間のスケジュールが含まれます。 場所の予約。 また、昼休みに行われる長い会議の場合は、チームメンバーにランチサービスを注文します。

会議中、プロジェクトマネージャーは、議論されたすべての項目、到達した決定事項、および後日回答する質問について慎重にメモします。 彼女は、すべての利害関係者が条件、スケジュール、およびコストに同意し、彼らに何が必要かを完全に理解するようにする責任があります。 その後、プロジェクトマネージャーは、明確で簡潔な会議メモを速やかに配布する必要があります。

キックオフミーティングの最も重要な機能の1つは、成果物リストを設定することです。 これは、クライアントと各成果物を満たすために必要な特定のアクションに起因するすべてのアイテムのリストです。 たとえば、クライアントの成果物は、小売店の場所の入り口の標識を作成することです。 これを実現するには、サインを設計し、材料を調達して注文し、生産し、品質を検証し、サインを出荷および/または設置する必要があります。 調達スペシャリストは、設計者がサインを設計するまで資料を注文できません。これらの手順のいずれかがスケジュールどおりに完了しない場合、インストーラーは期日を迎えることができません。

タスクの割り当てはプロセスにとって非常に重要であるため、キックオフミーティングのミーティングノートには、アクションアイテム、期日、および責任者のリストを含める必要があります。 いずれかの当事者が期日、仕様、または価格に問題がある場合、キックオフミーティングはそれを提起する時間です。 この会議は、すべての関係者がプロジェクトを成功させるために必要なものを確実に入手できるようにするための公開フォーラムを提供します。