¿Qué es un sistema de reunión?

Un sistema de reunión es una técnica utilizada para hacer que las reuniones, conferencias u otras reuniones de personas sean más fluidas, lleguen a decisiones mutuamente aceptables o logren una meta. Hay muchos sistemas de reuniones diferentes disponibles para empresas, grupos u organismos gubernamentales para facilitar las reuniones de manera efectiva. El sistema de reunión utilizado a menudo lo decide la gerencia de una empresa, o se acuerda por mayoría de votos dentro de un grupo. Un sistema puede ser estructurado o no estructurado, y a menudo está sujeto a ciertas reglas y limitaciones de tiempo.

Las “Reglas de orden de Robert” son un sistema de reunión común que utilizan muchas empresas y órganos parlamentarios. El sistema se desarrolló a principios del siglo XX y emplea una serie de reglas sobre cómo se lleva a cabo una reunión. Las reuniones realizadas con las Reglas de Orden de Robert a menudo tienen un presidente o presidente que supervisa los eventos. Las reglas rigen quién puede hablar, cuánto tiempo puede hablar esa persona, cómo se votan los artículos y el orden de los eventos dentro de la reunión. El sistema se puede modificar para satisfacer las necesidades de una empresa o una entidad gubernamental que lo utiliza. La ventaja de este tipo de sistema es que a menudo evita que largos debates monopolicen el tiempo en las reuniones y proporciona un proceso ordenado para llevar a cabo los objetivos. La desventaja es que las reglas son complejas y largas, y por lo tanto, muchos empleados pueden no estar familiarizados con todo el sistema.

El espacio abierto es un sistema de reunión que está mucho menos estructurado, y que a menudo es utilizado por una empresa en una conferencia, retiro o incluso una reunión semanal del personal. Bajo este sistema, se proporciona una meta o objetivos múltiples al principio a los asistentes. Las personas que asisten se dividen en grupos y utilizan procesos creativos para tratar de alcanzar la meta durante el transcurso del evento. Un sistema de reuniones en espacios abiertos es efectivo para involucrar a la mayoría de los empleados o asistentes en el proceso, pero la falta de estructura en este sistema puede no ser apropiada para todas las empresas.

Las empresas que tienen empleados en múltiples ubicaciones geográficas a menudo pueden usar un sistema de reunión en línea. Los sitios web o los programas de software permiten que una persona organice una reunión a través de Internet. Estos programas a menudo tienen un sistema de votación que se puede utilizar para decidir sobre los problemas y permiten a los asistentes participar a través del chat por Internet o la tecnología de voz. El organizador puede usar este sistema de reunión para silenciar las llamadas telefónicas de los participantes y decidir el orden de los eventos y quién puede hablar cuándo. Estos sistemas a menudo permiten a los usuarios hacer presentaciones de PowerPoint, mostrar videos y usar la tecnología de uso compartido de pantalla para fines de capacitación y para alcanzar otros objetivos de reunión.