¿Qué es un sistema de reuniones?
Un sistema de reuniones es una técnica utilizada para hacer que las reuniones, conferencias u otras reuniones de individuos vayan más bien, lleguen a decisiones mutuamente agradables o logren un objetivo. Hay muchos sistemas de reunión diferentes que están disponibles para empresas, grupos o organismos gubernamentales para facilitar las reuniones de manera efectiva. El sistema de reuniones utilizado a menudo es decidido por la gestión de una empresa, o acordado por un voto mayoritario dentro de un grupo. Un sistema puede estructurarse o no estructurarse, y a menudo está sujeto a ciertas reglas y limitaciones de tiempo.
"Las reglas de orden de Robert" es un sistema de reunión común que utiliza muchas empresas y organismos parlamentarios. El sistema se desarrolló a principios del siglo XX y emplea una serie de reglas sobre cómo se realiza una reunión. Las reuniones celebradas utilizando las reglas de orden de Robert a menudo tienen un presidente o presidente que supervisa los eventos. Las reglas gobiernan que pueden hablar, cuánto tiempo puede hablar esa persona, cómo se votan los artículos y la orden def eventos dentro de la reunión. El sistema puede modificarse para satisfacer las necesidades de una empresa, o modificada por una entidad gubernamental que lo usa. La ventaja de este tipo de sistema es que a menudo evita que los largos debates monopolizen el tiempo en las reuniones, y proporciona un proceso ordenado para llevar a cabo objetivos. La desventaja es que las reglas son complejas y largas, y por lo tanto, muchos empleados pueden no estar familiarizados con todo el sistema.
El espacio abierto es un sistema de reuniones que está mucho menos estructurado, y a menudo es utilizado por una empresa en una conferencia, retiro o incluso una reunión semanal de personal. Según este sistema, se proporciona un objetivo o múltiples objetivos al principio para los asistentes. Las personas que asisten luego entran en grupos y usan procesos creativos para tratar de alcanzar el objetivo durante el curso del evento. Un sistema de reunión de espacio abierto es efectivo para lograr que la mayoría de los empleados o asistentesVed en el proceso, pero la falta de estructura en este sistema puede no ser apropiada para cada empresa.
Las empresas que tienen empleados en múltiples ubicaciones geográficas a menudo pueden usar un sistema de reuniones en línea. Los sitios web o programas de software permiten a una persona organizar una reunión a través de Internet. Estos programas a menudo tienen un sistema de votación que se puede utilizar para decidir sobre los problemas y permiten a los asistentes participar a través del chat de Internet o a través de la tecnología de voz. El anfitrión puede usar este sistema de reuniones para silenciar las llamadas telefónicas de los participantes, y decidir sobre el orden de los eventos y quién puede hablar cuándo. Estos sistemas a menudo permiten a los usuarios hacer presentaciones de PowerPoint, mostrar videos y usar tecnología de intercambio de pantalla para fines de capacitación y alcanzar otros objetivos de reunión.