会議システムとは？

会議システムは、会議、会議、または個人のその他の集まりをよりスムーズに進め、相互に同意できる決定を下すか、そうでなければ目標を達成するために使用される手法です。 企業、グループ、または政府機関が会議を効果的に促進するために利用できるさまざまな会議システムがあります。 使用される会議システムは、多くの場合、企業の経営陣によって決定されるか、グループ内の多数決によって合意されます。 システムは構造化または非構造化が可能で、多くの場合、特定のルールと時間の制約に縛られています。

「Robert's Rules of Order」は、多くの企業や議会で使用されている一般的な会議システムです。 このシステムは20世紀初頭に開発され、会議の実施方法に関する一連のルールを採用しています。 ロバートの秩序の規則を使用して開催される会議には、多くの場合、イベントを監督する議長または会長がいます。 ルールは、誰が発言できるか、その人が発言できる時間、アイテムの投票方法、および会議内のイベントの順序を管理します。 このシステムは、企業のニーズに合わせて変更することも、それを使用する政府機関によって修正することもできます。 このタイプのシステムの利点は、長い議論が会議の時間を独占することを防ぐことができ、目的を実行するための秩序あるプロセスを提供することです。 欠点は、ルールが複雑で長いため、多くの従業員がシステム全体に精通していない可能性があることです。

オープンスペースは、はるかに構造化されていない会議システムであり、会議、リトリート、または毎週のスタッフ会議で会社によって使用されることがよくあります。 このシステムでは、最初に1つまたは複数の目標が出席者に提供されます。 その後、出席者はグループに分かれて、創造的なプロセスを使用して、イベント中に目標を達成しようとします。 オープンスペースの会議システムは、ほとんどの従業員または出席者をプロセスに参加させるのに効果的ですが、このシステムに構造がないことは、すべての企業に適しているとは限りません。

複数の地理的な場所に従業員を抱える企業は、多くの場合、オンライン会議システムを使用できます。 Webサイトまたはソフトウェアプログラムを使用すると、インターネット経由で会議を開催できます。 これらのプログラムには、多くの場合、問題を決定するために利用できる投票システムがあり、出席者がインターネットチャットまたは音声技術を通じて参加できるようにします。 主催者はこの会議システムを使用して、参加者からの電話をミュートし、イベントの順序と誰がいつ話すことができるかを決定できます。 これらのシステムにより、多くの場合、ユーザーはPowerPointプレゼンテーションを作成したり、ビデオを表示したり、トレーニング目的で画面共有テクノロジーを使用したり、他の会議の目標を達成したりできます。