Vad är ett mötesystem?

Ett mötesystem är en teknik som används för att få möten, konferenser eller andra sammankomster av individer att gå smidigare, komma till ömsesidigt behagliga beslut eller på annat sätt uppnå ett mål. Det finns många olika mötesystem som är tillgängliga för företag, grupper eller statliga organ för att effektivt underlätta möten. Det använda mötesystemet bestäms ofta av företagsledningen eller avtalas med majoritetsröstning inom en grupp. Ett system kan vara strukturerat eller ostrukturerat och är ofta bundet av vissa regler och tidsbegränsningar.

"Robert's Order of Order" är ett gemensamt mötesystem som används av många företag och parlamentariska organ. Systemet utvecklades i början av 1900-talet och använder en serie regler för hur ett möte genomförs. Möten som hålls med hjälp av Robert's Order of Order har ofta en ordförande eller president som håller över händelserna. Reglerna reglerar vem som ska tala, hur länge den personen får tala, hur saker röstas om och evenemangets ordning inom mötet. Systemet kan modifieras för att tillgodose ett företags behov eller ändras av en statlig enhet som använder det. Fördelen med denna typ av system är att det ofta förhindrar långa debatter från att monopolisera tid vid möten och ger en ordnad process för att genomföra mål. Nackdelen är att reglerna är komplexa och långa och därför kanske många anställda inte känner till hela systemet.

Open space är ett mötesystem som är mycket mindre strukturerat och som ofta används av ett företag på en konferens, reträtt eller till och med ett vecka personalmöte. Under detta system tillhandahålls ett mål eller flera mål i början för deltagarna. De deltagande personerna bryter sedan i grupper och använder kreativa processer för att försöka uppnå målet under evenemangets gång. Ett öppet mötesystem är effektivt för att få de flesta anställda eller deltagare involverade i processen, men bristen på struktur i detta system kanske inte är lämpligt för alla företag.

Företag som har anställda på flera geografiska platser kan ofta använda ett online-mötesystem. Webbplatser eller program gör det möjligt för en person att vara värd för ett möte över Internet. Dessa program har ofta ett röstningssystem som kan användas för att avgöra frågor och låta deltagare delta via internetchatt eller via röstteknologi. Värden kan använda detta mötesystem för att stänga av telefonsamtal från deltagare och besluta om evenemangens ordning och vem som kan tala när. Dessa system tillåter ofta användare att göra PowerPoint-presentationer, visa videor och använda skärmdelningsteknologi för träningsändamål och för att uppnå andra mötesmål.