Wat is een vergadersysteem?
Een vergadersysteem is een techniek die wordt gebruikt om vergaderingen, conferenties of andere bijeenkomsten van individuen soepeler te laten verlopen, tot wederzijds aanvaardbare beslissingen te komen of anderszins een doel te bereiken. Er zijn veel verschillende vergadersystemen beschikbaar voor bedrijven, groepen of overheidsinstanties om vergaderingen effectief te faciliteren. Het gebruikte vergadersysteem wordt vaak bepaald door het management van een bedrijf, of overeengekomen met een meerderheid van stemmen binnen een groep. Een systeem kan gestructureerd of ongestructureerd zijn en is vaak gebonden aan bepaalde regels en tijdsbeperkingen.
"Regels van Robert" is een gemeenschappelijk vergadersysteem dat door veel bedrijven en parlementaire instanties wordt gebruikt. Het systeem is ontwikkeld in het begin van de 20e eeuw en maakt gebruik van een aantal regels voor het verloop van een vergadering. Bijeenkomsten die volgens Robert's Order of Order worden gehouden, hebben vaak een voorzitter of president die toezicht houdt op de evenementen. De regels bepalen wie mag spreken, hoe lang die persoon mag spreken, hoe over items wordt gestemd en de volgorde van gebeurtenissen binnen de vergadering. Het systeem kan worden aangepast om aan de behoeften van een bedrijf te voldoen, of gewijzigd door een overheidsinstantie die het gebruikt. Het voordeel van dit type systeem is dat het vaak voorkomt dat langdurige debatten de tijd monopoliseren tijdens vergaderingen en een ordelijk proces biedt voor het uitvoeren van doelstellingen. Het nadeel is dat de regels complex en langdurig zijn en dat daarom veel werknemers mogelijk niet vertrouwd zijn met het hele systeem.
Open ruimte is een vergadersysteem dat veel minder gestructureerd is en vaak door een bedrijf wordt gebruikt tijdens een conferentie, retraite of zelfs een wekelijkse personeelsbijeenkomst. Onder dit systeem worden in het begin een doel of meerdere doelen aan deelnemers verstrekt. De aanwezigen breken dan in groepen in en gebruiken creatieve processen om het doel tijdens het evenement te bereiken. Een open-space vergadersysteem is effectief om de meeste werknemers of aanwezigen bij het proces te betrekken, maar het gebrek aan structuur in dit systeem is mogelijk niet geschikt voor elk bedrijf.
Bedrijven met werknemers op meerdere geografische locaties kunnen vaak een online vergadersysteem gebruiken. Via websites of softwareprogramma's kan een persoon een vergadering via internet hosten. Deze programma's hebben vaak een stemsysteem dat kan worden gebruikt om over kwesties te beslissen en deelnemers in staat te stellen deel te nemen via internetchat of spraaktechnologie. De gastheer kan dit vergadersysteem gebruiken om telefoongesprekken van deelnemers te dempen en te beslissen over de volgorde van gebeurtenissen en wie wanneer kan spreken. Met deze systemen kunnen gebruikers vaak PowerPoint-presentaties maken, video's tonen en screen sharing-technologie gebruiken voor trainingsdoeleinden en om andere vergaderdoelen te bereiken.