Qu'est-ce qu'un système de réunion?
Un système de réunion est une technique utilisée pour rendre les réunions, conférences ou autres rassemblements individuels plus harmonieux, prendre des décisions qui sont mutuellement acceptables ou atteindre un objectif. Il existe de nombreux systèmes de réunion disponibles pour les entreprises, groupes ou organismes gouvernementaux afin de faciliter efficacement les réunions. Le système de réunion utilisé est souvent décidé par la direction d'une entreprise ou convenu à la majorité des voix au sein d'un groupe. Un système peut être structuré ou non structuré et est souvent lié à certaines règles et contraintes de temps.
Le «Robert's Rules of Order» est un système de réunion commun utilisé par de nombreuses entreprises et instances parlementaires. Le système a été développé au début du 20ème siècle et utilise une série de règles pour la conduite d’une réunion. Les réunions tenues à l'aide de Robert's Rules of Order ont souvent un président ou un président qui supervise les événements. Les règles déterminent qui doit parler, combien de temps cette personne peut parler, comment les points sont soumis au vote et l'ordre des événements dans la réunion. Le système peut être modifié pour répondre aux besoins d'une entreprise ou modifié par une entité gouvernementale qui l'utilise. L'avantage de ce type de système est qu'il empêche souvent les longs débats de monopoliser le temps lors des réunions et fournit un processus ordonné pour la réalisation des objectifs. L'inconvénient est que les règles sont complexes et longues et que, par conséquent, de nombreux employés peuvent ne pas être familiarisés avec l'ensemble du système.
L'espace ouvert est un système de réunion beaucoup moins structuré, et est souvent utilisé par une entreprise lors d'une conférence, d'une retraite ou même d'une réunion hebdomadaire du personnel. Dans ce système, un ou plusieurs objectifs sont fournis au début aux participants. Les personnes présentes se divisent ensuite en groupes et utilisent des processus créatifs pour tenter d’atteindre l’objectif au cours de la manifestation. Un système de réunion en espace ouvert est efficace pour impliquer la plupart des employés ou des participants dans le processus, mais le manque de structure dans ce système peut ne pas convenir à toutes les entreprises.
Les entreprises qui ont des employés dans plusieurs zones géographiques peuvent souvent utiliser un système de réunion en ligne. Les sites Web ou les logiciels permettent à une personne d’organiser une réunion sur Internet. Ces programmes ont souvent un système de vote qui peut être utilisé pour décider des problèmes et permettre aux participants de participer via un chat Internet ou une technologie vocale. L'hôte peut utiliser ce système de réunion pour mettre en sourdine les appels téléphoniques des participants et décider de l'ordre des événements et des personnes pouvant parler quand. Ces systèmes permettent souvent aux utilisateurs de faire des présentations PowerPoint, de montrer des vidéos et d’utiliser la technologie de partage d’écran à des fins de formation et pour atteindre d’autres objectifs.