Co je systém setkání?
Setkávací systém je technika používaná k tomu, aby schůzky, konference nebo jiná shromáždění jednotlivců proběhly hladce, dospěly k vzájemně přijatelným rozhodnutím nebo jinak dosáhly cíle. Existuje mnoho různých systémů setkání, které jsou k dispozici pro společnosti, skupiny nebo vládní orgány k efektivnímu usnadnění schůzek. O používaném systému schůzek často rozhoduje vedení společnosti nebo se souhlasí většinou hlasů ve skupině. Systém může být strukturovaný nebo nestrukturovaný a je často vázán určitými pravidly a časovými omezeními.
„Robertův řád“ je společný systém schůzek, který používá mnoho společností a parlamentních orgánů. Systém byl vyvinut na počátku 20. století a používá řadu pravidel pro vedení schůzky. Schůze pořádané podle Robertova řádu pořádku mají často předsedu nebo prezidenta, který dohlíží na události. Pravidla upravují, kdo bude mluvit, jak dlouho má daná osoba promluvit, jak se hlasuje o bodech a pořadí událostí v rámci schůzky. Systém může být upraven tak, aby vyhovoval potřebám společnosti, nebo může být změněn vládním subjektem, který jej používá. Výhodou tohoto typu systému je to, že často brání zdlouhavým debatám o monopolizaci času na schůzkách a poskytuje řádný proces pro plnění cílů. Nevýhodou je, že pravidla jsou složitá a zdlouhavá, a proto mnoho zaměstnanců nemusí znát celý systém.
Otevřený prostor je systém schůzek, který je mnohem méně strukturovaný a společnost jej často používá na konferenci, ústupu nebo dokonce na týdenním setkání zaměstnanců. V tomto systému jsou účastníkům na začátku poskytnuty cíle nebo více cílů. Účastníci se pak rozdělí do skupin a pomocí kreativních procesů se snaží dosáhnout cíle v průběhu akce. Systém open space meeting je účinný při zapojení většiny zaměstnanců nebo účastníků do procesu, ale nedostatek struktury v tomto systému nemusí být vhodný pro každou společnost.
Společnosti, které mají zaměstnance na různých geografických místech, mohou často používat online systém setkání. Webové stránky nebo softwarové programy umožňují osobě hostit schůzku přes internet. Tyto programy mají často hlasovací systém, který lze využít k rozhodování o problémech, a umožňují účastníkům účastnit se internetového chatu nebo hlasové technologie. Hostitel může pomocí tohoto systému schůzek ztlumit telefonní hovory od účastníků a rozhodnout o pořadí událostí a kdo může kdy mluvit. Tyto systémy často umožňují uživatelům vytvářet prezentace PowerPoint, zobrazovat videa a používat technologii sdílení obrazovky pro účely školení a dosažení dalších cílů.